Pomoćnik menadžera: dužnosti i lični kvaliteti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Personalni asistent šefa - profesija je trenutno prilično tražena. Prije svega, to je zbog razvoja tržišne ekonomije, jer u uslovima žestoke konkurencije, finansijsko stanje bilo koje kompanije zavisi od ispravnih i pravovremenih upravljačkih odluka. Uspjeh direktora u velikoj mjeri zavisi od vještina, poslovnih vještina i ličnih kvaliteta osobe od povjerenja. Pomoćnik šefa, čije dužnosti se kreću od banalnih kancelarijskih poslova do operativnih odluka, postat će nezaobilazan službenik, „desna ruka“šefa, i što je najvažnije, garant izvršenja zadataka u zakazano vrijeme.

Lične kvalitete asistenta

Prilikom odabira “desne ruke”, direktor kompanije često ne obraća pažnju na obrazovanje, već na lične ljudske kvalitete. Najvjerovatnije će prednost imati osoba s manje iskustva, ali sa sličnim mišljenjem, nego stručnjak sa odličnim preporukama, ali drugačijim životnim uvjerenjima. Pomoćnik menadžera, čije obaveze praktično formulišenemoguće, mora imati sposobnost čitanja misli i na prvi pogled odrediti raspoloženje šefa. Obavljajte sve zadatke, bez obzira na specifičnosti - to mogu biti zadaci lične prirode. Ako ste sentimentalna osoba i uvijek sve shvatate lično, onda ovo nije posao za vas. Pomoćnik menadžera ne treba da obraća pažnju na nezadovoljstvo i slomove šefa. Pomoćnik mora biti posvećen i odan svojim pretpostavljenima. Njegov rad, osim novčane nagrade, motivisan je i jednim ciljem - povećanjem blagostanja i konkurentnosti kompanije u cjelini. Pomoćnik direktora, čije su dužnosti pregovaranje i sklapanje ugovora u odsustvu prvog lica kompanije, donekle je lice kompanije. Po njemu konkurenti procjenjuju stanje stvari, a kupci i partneri donose odluke o saradnji.

Poslovne funkcije

Dakle, ako namjeravate postati personalni asistent, trebali biste se upoznati sa poljem djelovanja i spiskom poslova koje pomoćnik menadžera obavlja svakodnevno. Njegove dužnosti, kao što je već spomenuto, kreću se od izvršnog do zamjenika.

Dužnosti kancelarijskog menadžera uključuju:

• zakazivanje i zakazivanje predstojećih poslovnih i menadžerskih sastanaka;
• podsjetnik na zakazane sastanke, nadolazeća putovanja, organiziranje događaja i poslovnih ručkova;
• kontrola i planiranje poslovnih putovanja: rezervacija karata, rezervacija hotela,posao prevodioca;
• dokumentacija i organizacijski trenuci za racionalizaciju radnog mjesta.

Zamjeničke dužnosti uključuju:

• traženje potrebnih informacija, brzo rješavanje nastalih problema, kontrola rada strukturnih jedinica;
• po potrebi predstavljanje firme i šefa na poslovnim sastancima.

U određenoj kompaniji, opis poslova može varirati u zavisnosti od specifičnosti kompanije i ličnih kvaliteta lidera.

Prospekti

Visoko kvalifikovani zaposlenici koji obavljaju ove funkcije su visoko cijenjeni. Lični asistenti su najčešće rukovodioci kancelarija, sekretarice, šefovi odjeljenja koji su tokom svoje službe stekli odličnu reputaciju i prerasli svoje dužnosti. Neki zaposleni smatraju da je pozicija personalnog asistenta polazna tačka za napredovanje na ljestvici karijere. U budućnosti, iskustvo i poznavanje strukture kompanije, njenih aktivnosti, specijalizacije, kao i pregovaračke sposobnosti otvaraju široke perspektive. Iskusni i istaknuti radnici mogu zauzeti više pozicije, što je njihov uzvišeni cilj i glavni san.