Kako sašiti knjigu (gotovina ili prihod) vlastitim rukama

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Propisna organizacija čuvanja računovodstvene dokumentacije je garancija izostanka kazni za kršenje discipline. Nevezani listovi važnih dokumenata omogućavaju manipulacije papirima, odnosno falsifikat i zamjenu. Dakle, poslodavac je dužan da na kraju izvještajnog perioda uredi dokumente, odnosno da razmisli o načinu spajanja knjižice.

Pravila toka dokumenata

Osim općih smjernica navedenih u uputama za papirologiju, ne postoje utvrđene smjernice za heftanje dokumenata. Poreski službenici zahtijevaju da finansijska dokumenta budu zaštićena od mogućnosti gubitka i krivotvorenja. Ne postoje takvi zahtjevi za dokumente kao što su bilansi stanja i dnevniki naloga, jer su oni, u stvari, sekundarni.

Ali primarna dokumentacija mora biti uvezana. Obavezno flešujte blagajnu i knjigu prihoda. Ali kako uvezati knjigu ako zakon ne propisuje pravila?

Knjiga blagajne se smatra značajnim alatom u oblasti računovodstva novčanih tokova, tako da se mora držati u strogoj disciplini. Blagajna knjiga se sastavlja u jednom primerku, i mora da bude u svim preduzećima, kao i kod pojedinačnihpreduzetnici ako rade s gotovinom.

Opšta pitanja o vođenju blagajne

Ukoliko kompanija ima više odjeljenja, onda se originalne blagajničke knjige pohranjuju na mjestu rada sa gotovinom. Glavnom uredu se dostavljaju samo kopije primarnih dokumenata. Možete voditi blagajnu:

• u računovodstvenom programu;
• na jedinstvenom obrascu elektronski ili ručno.

Prema pravilima gotovinske discipline, knjiga se vodi postepeno tokom cijele godine. Broj narudžbi počinje od jedan svake godine. Koristi se kontinuirano numerisanje. Odgovorno lice mora odštampati listove u dva primjerka - za blagajnički izvještaj i blagajnu. Svaki list mora biti numerisan.

Ako se kasa vodi u računovodstvenom programu, onda ove radnje nisu teške. Program automatski upisuje numeraciju stranica, dodeljuje brojeve dokumentima po redosledu i štampa gotov list prema jedinstvenom obrascu. U programu se formira naslovna stranica knjige koja mora sadržavati tražene atribute:

• OKPO kompanija;
• ime kompanije ili puni naziv IP;
• vremenski period;
• ime pododjeljka, ako je dostupno.

Za koji period zašiti blagajnu

Razmišljajući o tome kako sašiti blagajnu za godinu, prvo morate odlučiti da li postoji potreba za postavljanjem takvog vremenskog perioda. U zavisnosti od veličine prometa, blagajna se može zaklapatirazličiti periodi:

1. Mjesečno.
2. Kvartalno.
3. Jednom godišnje.

Ovo je zbog pogodnosti rada, jer nema smisla stavljati sve u jedan težak volumen ako ima puno operacija. Ogromna debljina će akciju "kako sašiti knjigu vlastitim rukama" pretvoriti u težak posao. Suptilnosti rada sa dokumentacijom treba da budu navedene u računovodstvenoj politici organizacije i naredbama za uspostavljanje gotovinske discipline.

Ako je organizacija usvojila ne godinu, već mjesec ili tromjesečje za vremenski period, onda bi numeriranje stranica u blagajni trebalo početi od samog početka na datum izvještaja. Ovo pravilo se ne odnosi na numerisanje gotovinskih naloga.

Kako sve sami sašiti?

Definitivno je zabranjeno pričvršćivanje knjige ljepilom, trakom ili spajalicama, dozvoljeni su samo konci. Kako pravilno sašiti blagajnu ako se vodi u računovodstvenom programu? Potrebno je svakodnevno odštampati listić i blagajnički izvještaj. Listovi uložaka čine blagajnu, ali moraju biti sašiveni na kraju izvještajnog perioda.

Potrebno je presavijati sve listove po redu, priložiti pravilno dizajniran naslov na vrhu i podići:

• igloo;
• awl;
• probijanje rupa.

Koji alat koristiti zavisi od debljine snopa koji se pričvršćuje. Niti se koriste ozbiljno. Ako nisu dovoljno jaki, knjiga se može raspasti.

Koliko rupa vam treba?

Postoje različita mišljenja o tome koliko rupa napraviti u knjizi. U osnovi, ako neuvjerenje da će brošura biti pouzdana, možete probušiti 5 rupa. Ali nije zabranjeno napraviti 3 rupe. Mnoge organizacije se zadovoljavaju sa dve rupe napravljene bušilicom. Međutim, ovaj dizajn olakšava zamjenu listova u knjizi, tako da ne nailazi na entuzijazam kod recenzenata.

Dakle, listove treba presavijati u ravnu hrpu kako bi knjiga imala uredan izgled. Rupe se prave na lijevoj strani strogo okomito. Zatim se konac ili konac dvaput uvlači u rupe tako da vrhovi budu na pogrešnoj strani. Primjer kako sašiti blagajnu možete vidjeti na gornjoj fotografiji. Krajevi konca su vezani čvrstim čvorom nekoliko puta kako bi se sve čvrsto držalo.

Kako pričvrstiti ono što je sašiveno

U programu Word ili bilo kom drugom ekvivalentu, naljepnica se kreira na pogrešnoj strani knjige. Sadržaj naljepnice treba da bude sljedeći: „u paketu numerirani, vezani, potpisani i pečatirani _ listova“. U donjem redu propisuje se prepis pozicije i potpis ovlaštene osobe i glavnog računovođe.

Naljepnica ne smije biti prevelika ili mala. Njegova veličina bi trebala biti dovoljna da zatvori čvorove i dio niti. Krajevi konca malo vire ispod naljepnice. Preporučljivo je koristiti dobar ljepilo za kancelarijski materijal kako bi bilo teško promijeniti etiketu. Nakon što se na naljepnicu stavi broj listova i potpis ovlaštene osobe, na vrh se stavlja pečat tako da dio otiska bude na knjizi i na naljepnici.

Kako sašiti blagajnu ako nijesprovedeno u računovodstvenom programu? Procedura će biti ista, samo ćete svaki list morati ručno numerisati i popuniti naslov. Kada treba da sašijete blagajnički izveštaj, morate imati na umu da nije numerisan samo list sa prometima na blagajni, već i svi nalozi sa prijavama.

Ako se knjiga drži ručno

Ako se blagajnička knjiga vodi bez pomoći kompjutera, tada se za te svrhe kupuje standardni dnevnik. Ne postavlja se pitanje kako zašiti knjigu popunjenu ručno, jer je časopis već spojen. Svi listovi su numerisani i zapečaćeni na početku knjige. Unutar dnevnika nalazi se list papira i blagajnički izvještaj horizontalno. Prije početka snimanja, blagajnički izvještaj se otkida, a unosi na njemu dupliraju sa slip lista za kopiju. Naravno, blagajnički izvještaj ćete morati sami bljesnuti.

U slučaju velikog intenziteta rada uvezivanja knjiga, možete koristiti usluge štampanja. Kartonske korice i tvrdi uvezi daju gotovinskoj knjizi dodatnu sigurnost. Osim toga, neće biti moguće rezati uvez za zamjenu listova. Rizik zamjene lista ne može se isključiti kada je knjiga samouvezujuća. Na kraju se konci mogu izvući i saviti iznova.

Da li trebam spajati pomoću elektronskog upravljanja dokumentima

Nedavno su organizacije počele aktivno prelaziti na elektronsko upravljanje dokumentima kako bi smanjile rad na papiru. Postoji niz prednosti u elektronskom upravljanju dokumentima:

• nema potrebe da nosite papire za potpisivanje;
• brmorati trošiti novac na puno papira i tonera;
• ne treba isporuka dokumenata.

Ali ovo postavlja pitanje poštivanja gotovinske discipline. Kako spojiti knjigu ako se koristi digitalni potpis? Blagajna knjiga proizvedena u sistemu elektronskog prometa nije štampana niti heftana. Postoje tehnička sredstva pomoću kojih je knjiga zaštićena od smetnji i digitalno potpisana.

Posebno za samozaposlene

Pojedinačni preduzetnici koji koriste pojednostavljeni sistem oporezivanja dužni su da vode knjigu prihoda i rashoda. Ovaj računovodstveni format se koristi za obračun poreske osnovice. Zakonom je preduzetnicima zabranjeno mijenjanje podataka u knjizi, jer to može dovesti do izobličenja oporezivog iznosa.

Zakon jasno reguliše kako pravilno sašiti knjigu prihoda i rashoda. Postoji poseban nalog Ministarstva finansija kojim se odobravaju oblici računovodstva i izvještavanja za individualne preduzetnike koji rade na pojednostavljenom sistemu i patent. U nalogu se navodi da knjiga prihoda i rashoda mora biti vezana, numerisana, potpisana i zapečaćena, ako postoji.

Knjiga može biti rukopisna ili elektronska. Postoji i mogućnost čuvanja u računovodstvenom programu. Ako se knjiga vodi elektronski, onda se na kraju godine ispisuje. Svi listovi su numerisani i uredno složeni.i spojeni zajedno. Naslovna stranica bi trebala ići prva.

Vrijedi napomenuti da prazne stranice knjige također moraju biti odštampane i zaheftane u zajednički red. Čak i ako organizacija ili individualni preduzetnici predaju nulte bilance i ne obavljaju aktivnosti, oni i dalje moraju da štampaju i spajaju knjigu. Obrazac mora biti zapečaćen i potpisan od strane rukovodioca (preduzetnika) na poslednjem listu. Da biste to učinili, koristite naljepnicu koja sadrži iste podatke o broju listova kao na blagajni.

Obrazac za registraciju patenata

Ako preduzetnici koriste patentni sistem, onda on samo treba da vodi knjigu prihoda. Ovaj oblik računovodstva se koristi samo za odraz prihoda od patenata u trenutku njihovog prijema. Pitanje kako sašiti knjigu prihoda može se izbjeći ako znate principe spajanja prethodno proučavanih dokumenata. Redoslijed nije drugačiji. Knjiga se također može održavati u elektronskom ili rukom pisanom obliku tokom cijele godine. Trebala bi:

• numerirani;
• bod;
• potpisano i zapečaćeno od strane glavešine.

Ukoliko individualni preduzetnik, pored patentne delatnosti, ima i druge oblasti rada, onda paralelno mora voditi i knjigu prihoda i rashoda. On će odražavati sve transakcije, osim prihoda od patenata.