Projektni tim je Koncept, faze razvoja i upravljanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Projektni tim je grupa ljudi od kojih zavisi njegov uspjeh. Dva glavna zadatka koja se rješavaju prilikom promišljanja nove ideje su: okupljanje tima, pripremanje za efikasan rad. Budući da je organizacija projektnog tima važan i odgovoran događaj, na ovom pitanju ćemo se detaljnije zadržati.

Suština pojma

U zavisnosti od specifičnosti, vrste, obima inicijative koja se razmatra, u radu mogu učestvovati i pojedinačni profesionalci i nekoliko različitih organizacija. Svi su članovi projektnog tima u najširem smislu te riječi. Među predstavnicima inicijativne grupe su:

• investitori;
• direktni kupci;
• finansijska preduzeća;
• dizajneri;
• poslovni konsultanti;
• dobavljači resursa i materijala;
• razni izvođači.

Svaki od njih izvodi nekeodređene funkcije, odgovoran je za određeni dio posla. Od svih zaposlenih bira se mikrogrupa koja će rešavati određene probleme tokom razvoja i implementacije inovativne ideje.

Efikasan projektni tim su ljudi koji su direktno uključeni u implementaciju nove inicijative, koji odgovaraju projektnom menadžeru. Njeno kreiranje je preduslov za uspešnu realizaciju ideje koja doprinosi stvaranju jedinstvenog proizvoda.

Važni bodovi

Projektni tim je tim koji se formira prije implementacije inicijative "u životu". Raspušta se odmah nakon uspješnog završetka svog zadatka.

Sastav projektnog tima biraju profesionalci, što je skup i dugotrajan proces. Neophodno je uspostaviti prijateljske i izvodljive odnose između članova grupe kako bi se očekivalo postizanje željenog rezultata. U nekim slučajevima se u preduzeću formira radna grupa radi uštede materijalnih sredstava. Svrha njenog rada je da izvrši određeni zadatak koji je relevantan u određenom trenutku za organizaciju.

Operacija

Struktura projektnog tima i njegov broj varira u zavisnosti od specifičnosti ideje koja se implementira.

Svaki učesnik je odgovoran za određeni dio projekta, slijedeći lične interese.

Stvaranje projektnog tima ne uključuje samo formiranjegrupe, ali i zajednički trening, komunikacija. Ovaj pristup doprinosi postizanju željenog rezultata. Uz povoljnu psihološku klimu između učesnika, odluke se donose pokretno i uravnoteženo. Istomišljenici uzimaju u obzir vanjske i unutrašnje faktore, pa se proces implementacije ideja u život ubrzava.

Princip stvaranja

Kako se formira projektni tim? Ova grupa ima niz značajnih razlika u odnosu na stabilan tim radnika. Budući da određene funkcije obavlja samo u određenom vremenskom intervalu. Postoje određeni principi njegovog formiranja. Hajde da se zadržimo na ovom pitanju detaljnije.

Glavni akteri ideje (izvođač i kupac) stvaraju vlastite grupe koje vode profesionalni menadžeri. Po obostranom dogovoru između strana, menadžer je menadžer od naručioca ili od izvođača.

Razvoj projektnog tima doprinosi postizanju zadatka u najkraćem mogućem roku. Menadžerska funkcija menadžera je obavljanje sljedećih zadataka:

• u planiranju implementacije inicijative;
• pružanje ideje sa pravim osobljem;
• sistematsko praćenje aktivnosti;
• motivisati zaposlene da postignu određeni rezultat.

Specifična implementacija ideje

Upravljanje projektnim timom se utvrđuje uzimajući u obzir specifičnosti implementirane inicijative. To direktno utiče na strukturu grupe, na brojnostpotrebni stručnjaci, zahtjevi za njihovim vještinama i sposobnostima.

Projektni tim je jedinstven mehanizam, čija koordinacija određuje vrijeme potrebnog posla. Na primjer, ako se plan treba implementirati u oblasti zdravstvene zaštite, timu će biti potrebni certificirani medicinski administratori i ljekari.

Građevinski tim projekta su projektanti, arhitekte, graditelji, dobavljači, bez kojih je teško zamisliti ovaj sektor privrede.

Organizaciono-kulturno okruženje

Spoljni faktori imaju značajan uticaj na rad preduzeća. Interni elementi uključuju sljedeće aspekte: kohezija partnera, kolektivne norme rada, raspodjela funkcionalnih odgovornosti, komunikacijske vještine.

Odgovarajuće upravljanje projektnim timom pomaže da se minimiziraju takvi utjecaji. Suštinska razlika između tima i klasičnog tipa radnog kolektiva je njegovo funkcionisanje na bazi profesionalizma i poslovnih kvaliteta, a ne na primjeni tipičnog hijerarhijskog principa.

Metode formiranja

Nove inicijative se mogu pojaviti kako unutar jedne organizacije (kompanije), tako i uz saradnju nekoliko malih kompanija odjednom. Zbog toga se formiranje projektnog tima odvija na različite načine. Ovo je važan uslov.

U zavisnosti od cilja projektnog tima, koriste se određeni alati i pristupi. Na primjer, kada je suština ideje vezana za restrukturiranje, proširenje, modernizaciju unutar određenog preduzeća, projekatdio je svakodnevnog rada menadžera i profesionalaca odabranih za posao.

Classic

Menadžer kojeg imenuje šef kompanije, pored njegovih glavnih funkcionalnih dužnosti, takođe vodi ideju, sprovodi ovaj specifičan plan.

Ima pun pristup potrebnom osoblju, ovlaštenje da koordinira sve radnje, planira faze rada. U opštoj organizacionoj strukturi kompanije, prilikom promišljanja nove ideje, izdvaja se posebna strukturna jedinica.

Ovaj model je klasična forma, koristi se uglavnom u velikim preduzećima. On pretpostavlja prioritet inovacije nad svakodnevnim aktivnostima, budući da menadžer ne dodiruje tipičnu hijerarhiju uspostavljenu u kompaniji. Menadžer i glavni članovi tima su na neko vrijeme oslobođeni svojih direktnih funkcionalnih dužnosti. Za kustosa grupe imenuje se šef kompanije ili njegov zamjenik.

Mješoviti oblik

Pogodan je za srednje firme. Suština stvaranja projektnog tima je da inovaciju vodi vanjski menadžer. On je taj koji je odgovoran za uspjeh implementacije ideje. Da bi izvršio zadatak koji mu je dodijeljen, takav stručnjak može uključiti zaposlenike drugih odjela u projekat. Razlika je u tome što, pored rada na inovacijama, nastavljaju da ispunjavaju glavne obaveze.

Ako ideju implementira nekoliko kompanija odjednom, projektni tim uključujepredstavnici svih preduzeća zainteresovanih za uspeh. Ovakva organizacija procesa smatra se standardnom, u kojoj se za svaku ideju stvara posebna grupa izvođača.

Osnovni pristupi izgradnji tima

Trenutno se koriste četiri osnovna principa:

• postavljanje ciljeva;
• međuljudski;
• igranje uloga;
• problematično - orijentaciono.

Prvi uključuje postavljanje krajnjeg cilja kao vodiča za rad projektnog tima, preliminarno promišljanje načina da ga se postigne.

Interpersonalni princip se sastoji u povećanoj pažnji na odnos između članova tima. Uspješnost rada direktno zavisi od uspostavljanja komunikativnih odnosa povjerenja, pa projekt menadžer često pribjegava pomoći profesionalnog psihologa.

Princip uloge je usmjeren na podjelu osnovnih ovlasti između članova grupe, dajući svakoj osobi svoja prava i odgovornosti.

Posljednji princip doprinosi rješavanju svih spornih pitanja u okviru zajedničkih sporova, što značajno ubrzava implementaciju plana i povećava njegovu efikasnost.

Kriterijumi odabira zaposlenih

Posebna pažnja posvećena je iskustvu i profesionalnosti ljudi koji će biti uključeni u razvoj i implementaciju novih artikala važnih za kompaniju. Zaposleni uključeni u projekat moraju biti proaktivni, spremni da preuzmu odgovornost za odluke koje donose. Želja da se maksimalno posveti poslu je dobrodošla, itakođer samostalnost u planiranju faza aktivnosti.

Ne postoje posebni zahtjevi za dobni sastav prilikom kreiranja projektnog tima. Kako bi ujedinio novi mali tim, vođa organizuje zajedničke događaje: praznike, planinarske izlete, korporativne zabave.

Struktura je razvijena uzimajući u obzir funkcije koje obavljaju stručnjaci, kao i odnos između njih. Među grupnim procesima koji utiču na efikasnost postizanja cilja izdvajamo grupni pritisak, dinamičke pokazatelje, promišljanje zajedničkih odluka. Među faktorima koji negativno utiču na brzinu projekta ističemo nedostatak jasno formulisanog cilja, plana rada, stalne unutrašnje sukobe, kao i nedostatak resursa i nezainteresovanost menadžera za promociju projekta.

U stvarnosti naše zemlje, prilikom privlačenja vrijednih stručnjaka iz drugih odjela u tim, javljaju se različiti sukobi između šefova odjeljenja i rukovodilaca. Najveće poteškoće javljaju se mladim i perspektivnim zaposlenicima koji od šefa dobijaju odgovoran zadatak. Problem u ovakvim situacijama treba rješavati konstruktivnim pregovorima, a menadžment treba staviti pravi naglasak na tim.

Faze formiranja i ciklus "života"

Nakon pojave zanimljive ideje do njene uspješne implementacije u stvarnost, prolazi nekoliko uzastopnih faza odjednom. U ovom trenutku uspostavljaju se odnosi između privatnih trgovaca, grade dobronamjerni i efikasnisaradnju. Menadžer prati procese koji se odvijaju unutar grupe, zaustavlja sukobe i nesporazume i usmjerava učesnike ka konačnom rezultatu.

U fazi orijentacije vrši se početno površno upoznavanje svih članova nove grupe. Oni su u stanju neizvjesnosti i neizvjesnosti u svojim snagama i sposobnostima, pa je važno da vođa stvori ispravan stav u ovoj fazi.

Menadžer ne samo da orijentiše svoje istomišljenike, već i odgovara na pitanja, formira listu pravila, cilj, metode za postizanje.

U procesu komunikacije javljaju se sukobi i nesuglasice oko raspodjele funkcija u timu. Vođa treba da smanji trajanje ove faze, da rasporedi uloge među članovima grupe u najkraćem mogućem roku.

Entuzijazam svakog zaposlenog, njegova želja da pokaže inicijativu, nezavisnost i originalnost prilikom planiranja glavnih faza aktivnosti, direktno zavisi od interesa samog menadžera.

U fazi saradnje očekuje se uspostavljanje odnosa poverenja, jasna raspodela uloga i dosledan rad na sagledavanju plana rada.

Radna faza je vrijeme, neposredno vrijeme za implementaciju svih ideja u stvarnom životu. Njegovo trajanje je povezano sa specifičnostima ideje koja se razmatra, kao i sa finansijskim mogućnostima kompanije koja realizuje projekat.

Završna faza je procjena efektivnosti projekta, potpunost postizanja cilja postavljenog na početku rada.