Vrste sastanaka: protokol, struktura i sadržaj

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Nezamislivo je zamisliti rad bilo koje organizacije bez poslovne komunikacije. Pravilno izgrađena komunikacija između zaposlenih omogućava nesmetano i brzo rješavanje zadataka.

U organizacijama postoji mnogo vrsta sastanaka, a svaki od njih ima svoje karakteristike i zadatke. Poznavanje takvih nijansi pomoći će da se olakša rasprava o poslovnim pitanjima. Ovaj članak će vam reći o vrstama sastanaka, pomoći će vam da shvatite zašto se održavaju i kako se snimaju u kancelarijskom radu.

Ciljevi poslovnih sastanaka

Glavni cilj održavanja bilo koje vrste sastanaka i sastanaka je razvoj specifičnih konstruktivnih rješenja za hitne probleme i razmatranje hitnih poslovnih pitanja. Takođe, tokom kolektivnog sastanka zaposleni imaju priliku da podijele mišljenja, ideje ili daju prijedlog najboljeg rješenja problema sa višim rukovodiocima.

Bilo koja vrsta poslovnih sastanaka omogućava vam da sagledate sveobuhvatnu sliku situacije u organizaciji, da odredite njene snage i slabosti. Treba napomenuti da prilikom učešća u ovom formatuposlovna komunikacija je brza adaptacija novih zaposlenih u kompaniji ili preduzeću.

Zadaci

Mogu se razlikovati sljedeći zadaci svih vrsta sastanaka:

• rešavanje trenutnih problema i problema;
• integracija aktivnosti odjela u skladu sa strateškim ciljem kompanije;
• procjena kompanije i njenih pojedinačnih strukturnih odjela;
• održavanje i razvoj politike kompanije.

Da biste razumjeli u kojem formatu ćete održati takav poslovni događaj, morate odlučiti koji od gore navedenih zadataka će mu odgovarati, a nakon toga možete razumjeti kojoj će klasifikaciji pripadati.

Vrste i klasifikacija

Sastanak, kao vid poslovne komunikacije, može imati drugačiji oblik održavanja, što određuje njegovu tematiku i spisak prisutnih zvaničnika.

Treba istaknuti glavnu klasifikaciju sastanaka:

1. Regija vlasništva. Ovdje možemo razlikovati takve vrste sastanaka kao što su administrativni (koji omogućavaju raspravu o problematičnim pitanjima), naučni (seminari i konferencije, čija je svrha raspravljanje o aktuelnim naučnim temama), politički (koji predviđaju sastanak članova bilo koje političke stranke i pokreti) i mješoviti tipovi.
2. Skala. Ovdje se izdvajaju internacionalne, gdje su uključeni stručnjaci iz drugih zemalja ili stranih partnera, nacionalni, regionalni, kao i gradski.
3. Regularnost. U bilo kom formatu sastanka može bititrajno ili periodično.
4. Prema lokaciji - lokalno ili putujuće.

I sve vrste sastanaka se mogu podijeliti na sljedeći način:

1. Poučno, pružajući direktivni format ponašanja, gdje nadređeni vođa prenosi informacije direktno svojim podređenima, koje se zatim razilaze i prenose duž vertikale moći. U toku ovakve poslovne komunikacije najčešće se čuju nalozi generalnog direktora koji mogu značajno uticati na tok preduzeća, a to mogu biti i norme ponašanja ili važne inovacije.
2. Operativno (kontrolne sobe). Svrha ovog tipa sastanka je da se dobiju informacije o stanju stvari u organizaciji ili preduzeću. Protok informacija u ovom slučaju je usmjeren od podređenih ka šefovima odjela ili generalnom direktoru. U osnovi, na operativnim sastancima razmatraju se pitanja implementacije mapa puta, planiranih aktivnosti, strateških i operativnih planova. Bitna razlika između operativnog (otpremnog) sastanka i svih ostalih je u tome što se održavaju redovno i imaju fiksnu listu učesnika. Također je vrijedno napomenuti da tokom sastanka možda neće biti dnevnog reda.
3. Problematično. Takav sastanak se saziva u slučaju hitne potrebe da se donese odluka da se zadaci završe u kratkom roku ili da se riješi globalni problem za preduzeće.

Pored svega navedenog, posebno se može izdvojiti jedan od najpopularnijih tipova proizvodnjesastanci - planiranje. Takav događaj se po pravilu održava svakodnevno ili jednom sedmično, na kojem prisustvuju šef odjeljenja i neposredni izvršioci, koji primaju zadatke za dan i razgovaraju o napretku njihove realizacije.

Tema sastanka osoblja preduzeća na sastanku mogu biti bilo koja vrsta pitanja koja se pojave u toku preduzeća, a tok diskusije može biti posvećen promenama u spoljnom okruženju u kojom određena organizacija upravlja.

Organiziranje sastanka

Svaka vrsta sastanka, bez obzira na njegov format, zahtijeva pažljivu pripremu za njega, jer njegova efikasnost zavisi od ovog trenutka. U početku morate odrediti sljedeće točke:

• target;
• razmotreni problemi;
• postavljanje zadataka za osoblje (na osnovu funkcionalnosti i subordinacije);
• koraci za dovršavanje zadataka.

Danas se većina sastanaka odvija na veoma osrednji način, zbog čega se gubi njihov smisao, a zadati zadaci se mogu loše obavljati. Stoga je izuzetno važno promisliti cijeli tok ovakvih poslovnih sastanaka i izgraditi radnu diskusiju na način da ne samo da oduzima vrijeme, već ima povratnu informaciju od tima.

Sastanci

Treba napomenuti da velike firme i organizacije koje žele da steknu određeni tržišni udeo i razviju svoju kompaniju sa ciljem da ostvare veliki profit čine veliku opkladuda se razgovara o važnim pitanjima upravo kroz sastanke. Iz prakse uspješnih menadžera možete formirati sljedeći skup pravila kako se pripremiti za sastanak:

Prvo se utvrđuje lista učesnika. Trebalo bi biti jasno koga pozvati na sastanak i kakvu će ulogu na njemu igrati. Često se dešava da pozvane osobe ne razumiju problem, pa budu pozvane "za svaki slučaj", ali bi u tom trenutku mogle obavljati svoje poslove i ne gubiti vrijeme.

Važno je pripremiti dnevni red. Ako je sastanak zakazan, tada se unaprijed izrađuje dnevni red koji ukazuje na pitanja o kojima će se raspravljati, a također se određuju glavni govornici. Važno je zapamtiti da ovaj dokument treba poslati odgovornima za pripremu informacija i onima koji će biti prisutni kako bi svi učesnici mogli pripremiti izvještaje, prijedloge i dodatna pitanja. Ako je potrebno, dnevni red se može prilagoditi.

Glavna i strateška pitanja treba staviti u prvi plan sastanka. Govornici ovakvih pitanja moraju nužno biti osobe (šefovi odjela, odjeljenja, radionica) koji su lično odgovorni za implementaciju bilo koje strateške aktivnosti kompanije.

Važni bodovi

Važno je zapamtiti da svaki sastanak ima dvije glavne faze - pripremu za njega i samo održavanje. Prva faza uključuje utvrđivanje relevantnosti poslovanjaNaznačuju se zbirka, zadaci, glavni i sporedni ciljevi, formira se lista učesnika i govornika, pripremaju se izvještaji, prezentacije i izvještaj prema temi ili unaprijed definisanom dnevnom redu. Druga faza podrazumeva implementaciju prethodno planiranog toka sastanka, slušanje izveštaja i diskusiju o aktuelnim i strateškim pitanjima.

Ako je tokom takve poslovne komunikacije potrebno odlučiti šta i kome raditi od zaposlenih, onda možemo izdvojiti treću fazu – donošenje odluka. Po pravilu, odluke donosi predsjedavajući, koji predsjedava sastankom, po svom nahođenju ili raspravom ili kolektivnim glasanjem.

Primjer plana sastanka

Sa jasnim planom ispred sebe, svaki menadžer može efikasno i efektivno voditi sastanak, što će vam omogućiti da dobijete povratnu informaciju od osoblja i postavite prave zadatke za njih. Ovaj plan može uključivati sljedeće:

• pozdravni govor;
• preslušavanje izvještaja i sumiranje za određeni vremenski period (kvart, sedmica, polugodište, mjesec);
• pokrivanje aktuelnih pitanja relevantnih za firmu;
• slušanje prijedloga za rješavanje problema (brainstorming);
• procjena predloženih opcija i diskusija o njihovoj implementaciji;
• akumulacija opcija;
• glasanje za usvajanje jedne ili druge opcije;
• određivanje granica tokom rješavanja problema (određivanje ko je odgovoran, vremena, metoda i metoda).

Snimanje

Bigneke vrste sastanaka je potrebno fiksirati na papiru (dokumentu), što se zove protokol. Čuvanje ove vrste dokumentacije omogućava vam da legitimirate donesene odluke. Takođe, zahvaljujući protokolu, uvijek možete pratiti napredak realizacije aktivnosti, te u slučaju neuspeha u izvršenju zadataka odrediti ko je za to odgovoran.

Punkciju, po pravilu, vrši sekretar vođe koji je predsjedavajući sastanka. Međutim, ovu funkciju često mogu obavljati i drugi radnici.

Funkcije i zadaci sekretara

Prije početka poslovnih sastanaka, sekretar treba da bude upoznat sa spiskom pozvanih i spiskom pitanja o kojima se raspravlja. Međutim, vrijedi napomenuti da ako se sastanak održava redovno, onda je ovaj službenik taj koji prikuplja svu dokumentaciju (liste, planove, dnevni red, itd.) i pomaže vođi da se pripremi za sastanak.

U početku i ako je potrebno, sekretar može zamoliti osobe koje se pojave da popune registracioni list, gdje će biti navedena njihova puna imena. i položaj. Ovo će biti potrebno prilikom izrade protokola. Zatim sekretar objavljuje dnevni red, čime se označava početak sjednice. Nadalje, kada prisutni počnu raspravljati o pitanjima, sekretar bilježi tok ovog događaja. Na kraju sastanka, ovaj službenik priprema gotovu verziju zapisnika, nakon čega ga potpisuje sa predsjedavajućim i šalje sve uključenim osobama.

Izuzetno je važno da sekretar, prilikom sastavljanja, plati dospjeloobratiti pažnju na izgled zapisnika sa sastanka. Mora sadržavati zaglavlje, mjesto održavanja, listu prisutnih, pitanja o kojima se raspravljalo i donesene odluke.

Zaključak

Iz navedenih informacija postaje jasno da je održavanje sastanaka u preduzećima izuzetno važno. Međutim, uvijek je vrijedno zapamtiti da kvalitetna priprema za ovakve događaje nosi više od 50% ključa uspjeha u pokrivanju informacija, postavljanju ciljeva i njihovoj kvalitetnoj implementaciji.