Odlazna korespondencija: evidencija registracije, računovodstvo, uzorci, pravila popunjavanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

U bilo kojoj sferi nacionalne ekonomije postoji papirologija koja uključuje mnoge funkcije. Među njima, računovodstvo dolazne i odlazne korespondencije je jedno od glavnih. Ne postoji jedno preduzeće koje funkcioniše izolovano od drugih organizacija. Obavezna je komunikacija i saradnja sa kupcima, dobavljačima, finansijskim i drugim institucijama. Stoga proizvodni proces ne može bez korespondencije. Ko vodi registraciju dolaznih i odlaznih pisama? Kako ih pravilno obračunati? Kome je to potrebno i zašto? Ova pitanja ćemo razmotriti u članku.

Kategorije korespondencije. Karakteristike odlazne dokumentacije

Postoji mnogo oblika i vrsta dokumenata, ali svi oni spadaju u samo dvije glavne kategorije:

• Slanje (odlazna pošta).
• Primljeno (dolazna pošta).

Pogledajmo značenje svake kategorije.

Korespondencija, koja se zove odlazna, može se poslati sljedećim primaocima:

• Viši organi.
• Podređeniorganizacije.
• Partner enterprises.
• Odeljenja, radionice i druge strukturne jedinice preduzeća.

Koji dokumenti se šalju višim vlastima?

Praktično svako preduzeće je podređeno bilo kojoj organizaciji (okružnoj, resornoj, regionalnoj, kao i ministarstvima). Odlazna korespondencija koja se šalje ovim institucijama mogu biti izvještaji, izvještaji, planovi za mjesec, kvartal, godinu, odgovori na zahtjeve. Po pravilu se izdaje na odobrenim standardnim obrascima ili na običnim listovima sa logom kompanije.

Dokumenti za donje organizacije

Ne sva, ali mnoga preduzeća sarađuju sa organizacijama koje su im podređene. To mogu biti izvršni organi, filijale, mala preduzeća i drugi. Prepiska koju šalje mogu biti direktive, naredbe, obavještenja, propisi, uputstva, materijali za obuku. Izdaje se i na memorandumima ili običnim listovima sa logom kompanije. Pored toga, uputstva i materijali za obuku mogu biti u obliku brošura i priručnika, ali moraju biti popraćeni uputstvima na standardnim obrascima ili propratnim pismima sa pečatima i potpisima. Ako ih nema, onda sami priručnici i brošure moraju imati pečat preduzeća pošiljaoca i potpise odgovornih osoba.

Dokumentacija za partnerske firme

Po pravilu, u ovom slučaju govorimo o dobavljačima, distributerima i kupcima. Prepiska koju šalje su naređenja, obavještenjaPrijem robe, reklamacije, reklamne brošure, obavještenja o promjenama bilo kojih uslova ugovora ili ugovora, poslovni prijedlozi.

Treba napomenuti da reklamni materijali, cjenovnici, čestitke, pozivnice, na primjer, na prezentaciju ne moraju biti registrovani.

Dokumentacija unutar iste organizacije

Ova vrsta odlazne korespondencije odvija se u preduzećima u kojima postoje 2 ili više odjeljenja, radionica, odjeljenja. U takvim slučajevima rukovodstvo izdaje naredbe, rješenja, smjernice, uputstva i slična dokumenta, koja se šalju odjelima i radionicama. Tada će za menadžere i administraciju takva korespondencija biti odlazna, a za radionicu ili odjel - dolazna.

Pravila dizajna časopisa

Bez obzira na to gdje se dokument šalje, mora se uzeti u obzir. Da biste to učinili, postoje zapisnici za registraciju odlazne korespondencije. U vrijeme kada nisu postojali kompjuteri i internet, takvi časopisi su se vodili ručno. Mogu biti proizvoljni. Mogla bi se koristiti zajednička sveska, knjigovodstvena knjiga, notes. Što je najvažnije, časopis je morao imati prošivene listove kako se ne bi mogli iščupati. Osim toga, trebalo ih je numerisati. Naslovna stranica časopisa označavala je datum kada je počeo. Prethodno je bilo potrebno stranice prošiti nitima, njihove krajeve zapečatiti listom papira, na koji je bilo potrebno staviti pečat i potpis odgovorne osobe. Takođe na ovom listu je upisan ukupan broj numerisanih stranica. Ispravke nisu dozvoljene.

Sada se šivanje magazina koncima čuva kadaregistracija posebno važnih dokumenata finansijske ili pravne vrijednosti.

Stranice u časopisu su numerisane u većini preduzeća.

Kada se popuni zadnji red dnevnika, ispisuje se datum njegovog završetka. Čuva se od 3 do 5 godina. Zavisi od vrste prepiske koja je u njoj registrovana. Posebno važnim se smatraju sudski nalozi, finansijski računi, dugoročni ugovori i slično. Dnevnikom možete raspolagati samo ako je svaki od dokumenata koji su u njemu evidentirani izgubio pravnu snagu.

Kompjuterska pomoć

U ovom dobu kompjuterske tehnologije, teško je pronaći službenika koji ručno prati dnevnik dolazne i odlazne korespondencije. Sada postoji određeni program koji vam omogućava da štampate obrasce ili vodite evidenciju na računaru. Da biste ga koristili, morate imati:

• Računar sa MS Office, MS Excel programima.
• Printer.
• Skener.
• Kompjuterska e-pošta.
• Ovaj pečat: “Ulaz. br. _, "_" _20_" Može se kucati ručno ili kupiti gotov.

Dalje, potrebno je ući u program, preuzeti traženi obrazac i početi raditi s njim. Možete odštampati obrazac, napraviti puno fotokopija, sašiti ih. Dobićete dnevnik u koji ćete morati da pravite bilješke rukom. Ne možete štampati, registrujte se direktno na svom računaru. U pravilu se na ovaj način čuvaju dokumenti za koje ne morate potpisivati.

Koliko časopisa vam treba?

Češćeukupno, preduzeća vode jedan dnevnik odlazne korespondencije. Međutim, neke organizacije sa mnogo partnera i drugih primalaca mogu imati nekoliko ovih časopisa, kao što su:

• Za registraciju prepiske koja se šalje trećim licima i za dokumente unutar preduzeća.
• Za pisma upućena domaćim i stranim kompanijama.
• Za dokumente namijenjene određenim organizacijama (na primjer, centralni ured, ministarstvo i tako dalje) i svima ostalima. Ovo se radi radi praktičnosti upravljanja dokumentima, ali svaki dnevnik se sastavlja prema jednom standardu.

Pored toga, neke organizacije imaju zasebne časopise za svaku vrstu dokumentacije. Na primjer, za registraciju odlaznih naloga, računovodstvenih naloga, obavještenja, priručnika, pritužbi kupaca, protokola i tako dalje. Za obračun takvih dokumenata mogu se koristiti obrasci sa drugim kolonama.

Kako zadržati unose u dnevniku

Treba reći da su obrasci obrazaca približno isti za obračun svih vrsta odlazne korespondencije. Uzorak koji pokazuje kako bi dizajn trebao izgledati dat je u našem članku.

Na vrhu svake stranice nalazi se "zaglavlje" sa stupcima:

• Serijski broj unosa, takođe je stavljen na dokument.
• Datum polaska.
• Naslov dokumenta (npr. "Izvještaj o napretku").
• Sažetak (bukvalno par rečenica, možete upisati i broj dokumenta).
• Naziv institucije u koju se šalje prepiska.
• Potpis odgovornog registranta.
• Način polaska (običan ili e-mail, faks). Ova stavka je dodana pojavom novih tehnologija. Ranije to nije bilo u evidenciji korespondencije.
• Ukoliko se pošalje odgovor na zahtjev ili izvještaj o izvršenju, u dnevniku treba navesti broj dokumenta na osnovu kojeg je poslano pismo kreirano. Također je potrebno navesti podatke o izvođaču (ime, radno mjesto).
• Broj kopija. Ponekad se posebno dodjeljuje kolona u kojoj je naveden broj stranica u kopiji.
• Napomena. Ovdje su naznačene informacije koje nisu uključene u prethodne kolone.

Ako izlazni dokument nije odgovor na zahtjev ili prijavu, crtice se stavljaju u kolone o izvršenju i odgovornom licu.

U našem vremenu sadržaj i popunjavanje dnevnika odlazne korespondencije nisu promijenjeni. Uzorak prikazan gore.

Dolazna pošta

Pisma i dokumente preduzeće može primiti iz sljedećih izvora:

1. Viši organi.
2. Podređeni.
3. Partnerske firme.
4. Druge institucije koje nisu gore navedene (policija, banke, sudovi, građani, itd.).
5. Unutar preduzeća, dolazna korespondencija može doći iz administracije ili druge strukturne jedinice, na primjer, iz računovodstva.

Iznad nasrazmotrio koji papiri mogu predstavljati prepisku od organizacija navedenih u prva tri paragrafa.

Dokumenti iz drugih institucija mogu biti sudski poziv zaposleniku, rješenje o izvršenju, sudska odluka, tužba, pritužba ili izjava privatnog lica, itd.

Papiri koji predstavljaju tok posla unutar preduzeća mogu biti veoma različiti: nalozi uprave, nalozi, uputstva, propisi, standardi, sigurnosni propisi, obaveštenja, itd.

Rad sa dolaznim dokumentima

Neophodno je voditi evidenciju ne samo odlazne, već i dolazne korespondencije. Dnevnik, u koji se evidentiraju pisma primljena od strane preduzeća, sastavlja se po istim pravilima kao i za poslata dokumenta.

Razlika je u "kapu" na obrascima. Trebao bi sadržavati sljedeće stupce:

• Redni broj. Također je zalijepljen na dokument.
• Datum prijema.
• Organizacija koja je poslala dokument.
• Kako je primljeno (faksom, e-mailom ili običnom poštom).
• Naziv dokumenta.
• Broj kopija.
• Gdje je dokument poslat (naziv radionice, odjeljenja ili foldera).

Uzorak jednog od obrazaca dnevnika pristigle korespondencije predstavljen je ispod.

Ako je ulazni dokument nalog ili metodološko uputstvo rukovodstva koje je primila radionica (odjel) na izvršenje, u upisnom dnevniku mora biti naznačeno ko je odgovorno lice, te priložitibilješka o izvedbi, datum i potpis umjetnika.

Ko vodi evidenciju?

Svaka odgovorna osoba koju imenuje šef može registrovati dolaznu i odlaznu korespondenciju. U ovom slučaju, ova vrsta radne aktivnosti mora biti uključena u njegov opis posla ili odobrena naredbom rukovodioca preduzeća. Kancelarijskim radom u organizacijama po pravilu rukovodi sekretar. Osim toga, registraciju korespondencije može obaviti službenik kancelarije ili administrator (u malim preduzećima). U nekim organizacijama korespondenciju vode dva zaposlena - sastavljač i sekretar.

Prodavnice i odjeli također vode evidenciju ulazne i odlazne dokumentacije. To radi uposlenik koji je po nalogu uprave zadužen za ovu vrstu djelatnosti.

Kako da pravilno evidentiram ulaznu dokumentaciju?

Registracija dolazne i odlazne korespondencije nije težak zadatak, ali odgovoran. Sva dokumenta koja primi preduzeće podležu računovodstvu. Ako dolaze iz organizacija, moraju biti ovjereni i potpisani od strane rukovodioca. Ponekad je potreban i potpis odgovornih lica, na primjer, glavnog računovođe, ako je to faktura izdata preduzeću. Pisma pojedinaca, kao što su objašnjenja ili zahtjevi, mogu nositi samo potpis osobe koja je sastavila ovaj dokument.

U većini preduzeća, svu dolaznu korespondenciju mora pregledati menadžer kako bi bio u toku sa proizvodnim procesima. On samodlučuje šta će učiniti sa primljenim dokumentima - prihvatiti na izvršenje, upoznati osobe koje su uključene u informacije, ili jednostavno složiti papir u fasciklu. Dakle, sekretar, nakon što registruje dolaznu korespondenciju u dnevnik, dostavlja je šefu. On stavlja oznaku na svaki dokument kojem odjeljenju ga treba poslati.

Na osnovu ove "presude", sekretar u registru pristigle korespondencije beleži u odgovarajućoj koloni dalju "sudbinu" svakog pisma. Na primjer, novi pravilnik o obračunu premije može se poslati računovodstvu, smjernice za sigurnost tehničkom odjelu, a zahtjev građanina Ivanova odjelu za kontrolu kvaliteta proizvoda. Time je završen posao sekretarice sa pristiglom dokumentacijom.

Kako da pratim odlaznu poštu?

Iznad smo ispitali koji se papiri mogu odnositi na ovu vrstu dokumentacije. U nekim organizacijama na pojedinačne zahtjeve mora odgovoriti pomoćnik sekretara ili sastavljač. Prema GOST R 6.30-2003.12, takav dokument se sastavlja na posebnom obrascu ili na praznom listu sa logotipom kompanije. Svako poslovno pismo upućeno organizaciji ili pojedincu mora biti pečatirano i potpisano od strane menadžera. Sekretarica po pravilu mora napraviti fotokopiju dokumenta, koja se mora pohraniti u odgovarajući folder.

Odlazna korespondencija se registruje u odgovarajućem dnevniku. Sekretar mora provjeriti da li su svi potrebni pečati i potpisi, podaci o njegovoj firmi iorganizaciju za koju je dokument sastavljen, stavite na njega broj koji odgovara onom pod kojim je upisan u dnevnik, datum odlaska, naziv fascikle u kojoj se nalazi kopija. Ako je prepiska koja se šalje odgovor na dolazno pismo, morate upisati i broj pod kojim je registrovana. Dokumenti se moraju poslati na dan naznačen u evidenciji registracije.

Zašto nam je potrebno dopisno računovodstvo?

Neki ljudi koji su daleko od proizvodnje smatraju da je savjesna registracija dolazne i odlazne korespondencije dodatni posao, tzv. papirologija. U stvari, dopisno računovodstvo obavlja sljedeće funkcije:

• Organizuje radni tok.
• Osigurava pravovremeni odgovor na dolazne signale.
• Pojednostavljuje razmjenu informacija unutar proizvodnje.
• Garantuje efektivno učešće kompanije u inostranom ekonomskom životu.
• Pomaže vam da brzo pronađete dokument koji vam je potreban.

Važnost ovog posla je očigledna, tako da morate odgovorno pristupiti njegovoj realizaciji.