Nomenklatura poslova organizacije: popunjavanje uzoraka. Kako napraviti nomenklaturu poslova organizacije?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Svaka organizacija u procesu rada suočava se sa velikim protokom dokumenata. Ugovori, statutarni, računovodstveni, interni dokumenti… Neki od njih se moraju čuvati u preduzeću za ceo period njegovog postojanja, ali se većina sertifikata može uništiti po isteku roka važenja. Kako bi se mogli brzo razumjeti prikupljeni dokumenti, sastavlja se nomenklatura poslova organizacije. Uzorci ovog dokumenta i algoritam za njegovu konstrukciju biće razmatrani u nastavku.

Svrha

U svakoj organizaciji kreiraju se stotine dokumenata. Svakim danom kada se akumuliraju, radnici postepeno zamjenjuju jedni druge. U nekom trenutku postaje teško pronaći narudžbu od prije dvije godine. Da bi se izbjegle takve situacije, kreira se nomenklatura slučajeva.

Definicija

Slučaj je dokument koji se odnosi na jedanpitanje, područje djelovanja. Nomenklatura predmeta je lista koja sadrži spisak otvorenih predmeta sa naznakom perioda njihovog čuvanja. Uz njegovu pomoć možete pravilno organizirati tok posla. Nomenklatura predmeta komercijalne organizacije, čiji će uzorak biti razmotren u nastavku, sastavljena je u sljedeće svrhe:

• sistematizacija grupisanja dokumenata, što osigurava njihovu brzu pretragu i sigurnost;
• dodjela registracijskog broja prema klasifikaciji predmeta;
• sastavljanje inventara dokumenata za trajno, dugotrajno i lično skladištenje (uključujući radnje uništenja).

Nomenklatura predmeta se koristi prilikom odabira dokumenata za arhiviranje i uništavanje. Ova multifunkcionalna referenca potrebna je svakoj organizaciji za pojednostavljenje uredskog rada. U ovom slučaju, oblik vlasništva organizacije nije bitan. Ako se uzorak nomenklature predmeta medicinske organizacije može naći u propisima i odlukama, onda će se analitika otvorenih slučajeva privatne organizacije morati samostalno sastaviti.

Obavezno ili prisilno?

Sastavljanje ove liste predviđeno je “Pravilima o radu arhiva”. Obavezno je za organizacije koje kreiraju arhivu kao poseban servis. Ova lista, pored državnih i opštinskih institucija, uključuje i neke komercijalne strukture, kao što su notarske kancelarije.

Sve ostale institucije treba da naprave nomenklaturu predmeta radi sistematizacije rada sa dokumentima, jer preduzeća svih oblikaimovine dužni su osigurati sigurnost arhivskih referenci. Ovo je predviđeno Saveznim zakonom br. 125. Detaljna lista obaveza bi trebala biti pokrenuta ili ažurirana u četvrtom tromjesečju kalendarske godine.

Struktura

Nomenklatura predmeta treba da sadrži sve zavedene predmete, osim štampanih publikacija: izjave zaposlenih, potvrde o radu, časopise, knjigovodstvene knjige, svu dokumentaciju strukturnih odjela, korespondenciju strukturnih odjela, itd. Dokumentacija ograničenog pristupa mora sadržavati naslov “Sila”. Imenik treba da sadrži dosijee privremenih komisija, odjeljenja. Ali, na primjer, sindikat je nezavisna organizacija. Njegovi zaposlenici samostalno su angažovani na formiranju imenika. Arhiva mora sadržavati i naslove neriješenih predmeta likvidiranih preduzeća, čiji je pravni sljedbenik postojeća organizacija.

Uzorak popunjavanja nomenklature poslova organizacije možete pogledati ispod.

Danas mnoga preduzeća vode dokumentaciju u elektronskom obliku. Neki izvještaji nisu ni štampani na papiru. Na kraju svakog odjeljka navedite koje se evidencije vode elektronski, navedite broj datoteka i sve potrebne ključne riječi za pretraživanje. Neke institucije kreiraju posebnu elektronsku nomenklaturu predmeta za komercijalnu organizaciju. Uzorak i algoritam za njegovo popunjavanje moraju u potpunosti odgovarati prihvaćenim standardima.

Odakle početi?

Odgovornost za sastavljanje imenika u velikim institucijama leži na službi dokumentacije(sekretarijat, kancelarija), au malim - sekretar, druga imenovana osoba. U komercijalnim organizacijama ovu funkciju obavlja kadrovska služba, u kojoj se kreira većina dokumenata. S obzirom da informacije moraju dolaziti iz svih strukturnih jedinica, svrsishodnije je krenuti sa izradom naredbe o nomenklaturi predmeta u organizaciji. Uzorak takve narudžbe je predstavljen vašoj pažnji u nastavku.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

U svrhu sistematizacije, čuvanja i računovodstva dokumentacije

NARUDŽBA:

• Odobrite i stavite u promet nomenklaturu dosijea Kompanije od 01.01.2018.
• Šefovi strukturnih odjela za osiguranje formiranja predmeta u odobrenom obliku.
• Pošaljite sekretaricu strukturnim odjeljenjima izvoda iz priručnika za rad.

CEO Ivanov N. A.

Za institucije u pojedinim oblastima djelovanja ministarstvo je već izradilo uzorke nomenklature poslova organizacija. Ovu nijansu treba razjasniti prije formiranja imenika. Model nomenklature treba popuniti u strogom skladu sa datom modelnom nomenklaturom slučajeva organizacije. Druge institucije mogu koristiti ove vodiče za sastavljanje pojedinačnog dokumenta.

Popratna dokumentacija

Prilikom izrade obrasca imenika, komercijalne organizacije bi se trebale fokusirati na:

• "Pravila arhiva" (odluka Federalnog arhiva od 06.02.02);
• Odjeljak 5 Uredbe br. 477 od 15.06.2009. "O odobravanju Pravila kancelarijskog rada".
• Upute za kancelarijski rad.
• Lista arhivskih dokumenata.

Također treba proučiti kadrovsku tabelu, povelju, lokalne akte, propise o odjeljenjima, pravila, standarde, uputstva, popise predmeta. Oni sadrže veze do relevantnih dokumenata. Prvo se sastavljaju uzorci nomenklature poslova organizacije po odjeljenjima, da bi se potom formirao opšti imenik. Ponekad se primjenjuje funkcionalni, a ne strukturalni princip. Odnosno, distribucija se ne vrši po odjelima, već po funkcijama.

Kako kreirati uzorak nomenklature poslova organizacije?

Obrazac imenika je određen u Dodatku br. 8 "Pravila za rad arhiva". Priručnici se sastavljaju na memorandumu organizacije. Glavni dio izvještaja je predstavljen u obliku tabele i sastoji se od 5 kolona:

• indeks predmeta;
• naslov (tomovi, dijelovi);
• broj (volumen, dijelovi);
• rok trajanja, broj artikla na listi;
• napomena.

Indeks

Indeks je digitalna oznaka strukturne jedinice unutar preduzeća. Na primjer: 04-06, gdje je 04 redni broj kadrovske službe, 06 je redni broj predmeta. Indeks se može sastojati od tri para brojeva, na primjer: 04-03-08, gdje je 04 šifra finansijsko-ekonomskog odjela, 03 je oznaka računovodstva, 08 je broj predmeta. Indeks može biti numerički, alfabetski ili mješoviti.

Naslovi

Naslovi su raspoređeni prema važnosti dokumenata. Prvo, organizacionaadministrativnu dokumentaciju (počevši od viših jedinica pa do strukturnih jedinica). Zatim se navode pravila i propisi koje je razvila sama organizacija. Nadalje, uzimaju se u obzir planovi i izvještaji (godišnji, kvartalni, mjesečni). Nacrti administrativnih dokumenata se stavljaju iza glavnih dokumenata. Slučajevi istog tipa (npr. lične karte zaposlenih) popunjavaju se abecednim redom.

Naslov treba da sumira sadržaj dokumenta. Upotreba opštih formulacija kao što su "razno", "prepiska", "ulazni/odlazni dokumenti" nije dozvoljena. Zaglavlje slučaja sadrži sljedeće elemente:

• naziv dokumenta ili tip predmeta koji se podnosi ako je dokument dio velikog obima;
• autor dokumenta (naziv organizacije ili odjela);
• adresant (od koga se primaju dokumenti ili kome će dokumenti biti poslani);
• sažetak/suština (na primjer, "Pitanja o certifikaciji");
• ime teritorije;
• datum/period;
• označite ako datoteka sadrži kopije drugih dokumenata, a ne njihove originale.

Obim svake kutije ne bi trebao prelaziti 250 listova. Ako se pretpostavi da će slučaj biti obiman, tada se dijeli na dijelove i volumene. Treća kolona na kraju kalendarske godine označava broj stvarno otvorenih predmeta.

Četvrta kolona označava uslove čuvanja dokumenata, u skladu sa Pravilima. Moraju ih poštovati i vlade i komercijalne organizacije. Ako dokument nije u Pravilima, onda njegov rok trajanjaskladištenje treba odrediti na osnovu Liste. Odbrojavanje perioda skladištenja počinje 1. januara naredne godine po njegovom uspostavljanju. Ako je sertifikat izdat 2016. godine, odbrojavanje bi trebalo da počne od 01.01.2017.

Ažuriranje liste

Godišnje, kada se fajlovi prenesu u arhivu, dostavlja se detaljna lista. Evo kako izgleda ažurirani uzorak nomenklature predmeta za granu sigurnosnih organizacija:

Tokom godine svi dokumenti se grupišu prema odobrenom obrascu. Ako trebate dodati prethodno nekorišteni izvještaj, generira se novo zaglavlje. I proces se ponavlja prema gore opisanom algoritmu.