Model je funkcionalan. Izgradnja modela "kao što je" i "kako će biti"

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Organizacija kao živi organizam je sistem organizovanih informacionih procesa koji dolaze spolja, kruže unutra, nastali kao rezultat. Istovremeno, nisu svi svjesno formirani od strane menadžmenta i/ili zaposlenih, objektivna stvarnost igra svoju značajnu ulogu.

Funkcionalni model je sistem povezanih sistema: pored planiranog, mnogi strukturni elementi, procesi i funkcije nastaju, između ostalog, kao rezultat grešaka u upravljanju, nerazumijevanja zadatka od strane zaposlenika ili pristrasna procjena rezultata postignutog od strane menadžera. Neadekvatna analiza spoljašnjih uticaja, dupliranje zadataka, različitost odluka, psihologija odlučivanja i mnoge druge okolnosti osnova su za studiju koja analizira modele upravljanja organizacijom i predlaže efikasna rešenja.

U bilo kom trenutku možete odrediti kakoizgleda kao model funkcionalne organizacije u "kakvom jeste" stanju (KAKO JE). Sa stanovišta uspostavljenih metoda, moguće je analizirati primljene ideje i formulisati načine za efikasniji rad i dalji razvoj organizacije.

Postojeće iskustvo i metodologije

Osnovna tehnika modeliranja IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) je trenutno predstavljena raznim varijacijama i stvarno dobrim iskustvima. Zasnovan je na ideji nedjeljive čestice - bloka koji prikazuje neku poslovnu funkciju. Strane bloka su njegove uloge. Lijevo - ulaz, desno - izlaz, gore - kontrola, dolje - mehanizam.

Ovaj formalni stav prema organizaciji omogućava nam da je predstavimo u obliku međusobno povezanih blokova (poslovnih funkcija). Shodno tome, strukturni model organizacije predstavljen je skupom jednostavnih elemenata. Princip funkcionalne dekompozicije: jedan blok - jedna poslovna funkcija. Princip ograničenja složenosti ograničava broj elemenata u svakom dijagramu. Princip konteksta - suština poslovne funkcije same organizacije predstavljena je kao kombinacija ideja o tome šta je planirano da se stvori, šta je i kako funkcioniše.

Za objektivnu konstrukciju modela upravljanja organizacijom važno je i iskustvo stečeno u razvoju i implementaciji automatizovanih radnih mesta, što je potaknuto napretkom u razvoju računarske tehnologije, pojavom lokalnih i globalnih mreža.

Rezultat primjene tehnike: “biti” (TO BE) obično predstavlja kakouvodi se jedan ili drugi informacioni sistem, a proces razvoja preduzeća se posmatra kao prelazak iz postojećeg stanja u unapred određeno. Sama po sebi, primjena tehnike ne daje uvijek značajan rezultat. Ne može se svaki funkcionalni model upravljanja prilagoditi određenom modernom informacionom sistemu.

Temelji početka manekenstva

Model funkcionalne organizacije je veoma težak zadatak. Da bismo pojednostavili rad, prvo treba pretpostaviti da je materijalna komponenta u normalnom stanju i besprijekorno funkcionira, a tehničke službe organizacije joj obezbjeđuju sve što je potrebno, kontrolišu inženjerske konstrukcije i snabdijevanje potrebnim vrstama energije u dovoljnoj mjeri. količine.

Uz ovu pretpostavku, možete odrediti kako funkcionalni model izgleda za datu organizaciju u poziciji "kako jest" (KAKO JESTE) u svom najčistijem obliku. Ako se kasnije pokaže da komponenta materijala nije dobro radila, bit će potrebno još jedno modeliranje.

Da bi bili uspješni, mora se pretpostaviti da utičnica ima ispravan napon prije uključivanja uređaja.

Početni cilj simulacije

Formulisanjem poslovne funkcije organizacije, njenog položaja u okolnom socioekonomskom prostoru, moguće je utvrditi opseg dolaznih informacionih procesa i odlaznog saobraćaja. Materijali, alati, oprema, kao i rezultat funkcionisanja organizacije: proizvodi, usluge, društveno korisne aktivnosti su sekundarne isu predstavljeni tokom simulacije kao opisi, informacije o glumačkim stvarnim objektima.

Uobičajena poslovna funkcija kao sistem koji kombinuje mnoge elemente i procese predstavljena je kao skup blokova koji implementiraju jednostavne poslovne funkcije. U ovoj fazi se određuju dupli blokovi, formira se niz zadataka koje treba riješiti.

Razumevanje obrazaca upravljanja organizacijom je veoma važno.

Upravljanje u organizaciji

Organizacija obezbeđuje upravljanje vlasniku, direktoru, menadžerima, rukovodiocima različitih nivoa. Ali funkcionalni model treba da odražava stvarno stanje stvari i da posmatra osoblje kompanije kao specifičan aktivni resurs.

Nije važno ko pravi model. Ovo može biti organizacija treće strane ili vaš vlastiti odjel. Razlika je značajna: upravljanje organizacijom je jedno, a modeliranje drugo.

Da biste tačno odredili stanje "kakvo jeste", ne treba se rukovoditi mišljenjem zaposlenih - u ovom slučaju, kadrovi na svim svojim pozicijama su prvenstveno predmet istraživanja. Oni su opisani funkcionalnim modelom procesa, koji u konačnici daje potpunu sliku svih procesa.

Vodenje i usmjeravanje…

Uticaj menadžmenta i vlasnika značajno usporava proces modeliranja, što pogoršava funkcionisanje organizacije. O tome svjedoči iskustvo korištenja tehnike. Izgradnja modela "kao što jeste" u kontekstu njegovog razumijevanjavođstvo je specifične lične prirode.

Odabir izvođača treba prihvatiti kao apsolutnu činjenicu: on je taj koji je odgovoran za svoje postupke i nije dužan slijediti savjete, preporuke ili direktne upute organizacije.

Informacioni sistemi: funkcionalnost koja vam je potrebna

Utvrdujući dostignuća u razvoju informacionih sistema za elektronsko upravljanje dokumentima, računovodstvo, logistiku itd., moramo priznati da je rigidnost odluka postala tradicija. Za sada ne postoje takvi sistemi koji bi mogli preći granice zadataka formulisanih na početku. Zadaci se razvijaju, softverska rješenja ne evoluiraju.

Uzimajući bilo koji postojeći sistem (na primjer, "1C: Računovodstvo", "1C: Upravljanje dokumentima", eDocLib), ne samo da možete vidjeti nivo ideja programera o njegovoj funkcionalnosti, već i odmah naići na ograničenja u implementacija određenih poslovnih funkcija.

Ali moramo uzeti u obzir činjenicu da je, bez primjene barem jedne od postojećih metoda, nemoguće dobiti predstavu o tome koja je vrsta funkcionalnosti potrebna, a šta je očigledno suvišno.

Nakon implementacije ovog ili onog informacionog sistema, često je potrebno doraditi algoritme i razviti dodatni softver. Ovo je veoma važna tačka u modeliranju osnovne poslovne funkcije organizacije.

Server informacija o kompaniji

Za efikasnu primenu ustaljenih metoda i formiranje funkcionalnog modela kao idealnog(željenu) strukturu funkcija i procesa, zgodno je posmatrati kompaniju u obliku, na primjer, web stranice. To vam omogućava da kreirate vlastitu internu infrastrukturu (glavni ured i udaljeni odjeli), ugradite programe koji se u njoj koriste (računovodstvo, logistika, upravljanje dokumentima) i obezbijedite funkcionalnost u skladu sa radnim obavezama zaposlenih.

U ovom obliku, zgodno je ne samo formalizirati funkcije svakog elementa (osoblje, oprema, korišteni programi, važne tablice, itd.), već i osigurati njihov razvoj u toku rada kompanije.

Aktuelni elektronski "vinaigrette"

Teško je potcijeniti doprinos koji su tabele i Word dokumenti dali organizaciji elektronskog upravljanja dokumentima. Sa stanovišta modeliranja i izgradnje funkcionalnog modela organizacije bitne su analize informacionih procesa, tabele i fajlovi koji se koriste.

Sistematizacijom informacija o korištenim resursima, lako je utvrditi izvor njihovih promjena, potrošača i, prije svega, trenutni sadržaj. Uspostavljena tradicija često dovodi do toga da se u određene sisteme za upravljanje dokumentima uvršteni puni elektronski dokumenti u svojim formatima. Sa stanovišta implementacije, ovo je prihvatljivo, ali sa stanovišta efikasnosti nije.

Nedavno su se pojavili i razvili alati za kreiranje i obradu tabela i dokumenata koristeći PhpOffice biblioteke (PhpExcel i PhpWord). Upotreba ovih alata omogućava vam da se izolujete od stvarnih dokumenatasamo potrebne informacije i generišu željene rezultate, koji se tradicionalno mogu otvoriti u MS Excel i MS Word.

Djelomični sažetak rezultata

Upotreba popularnih tehnika funkcionalnog modeliranja, odabranih informacionih sistema, računovodstvenih i logističkih programa, kombinovanih u jedan sopstveni informacioni sistem (server), omogućava kreiranje željenog modela upravljanja organizacijom. A uz pomoć alata kao što je PhpOffice, možete mu dati fleksibilnost, mogućnost razvoja.

Nažalost, rijetko je moguće izgraditi željeni informacioni sistem bez dodatnog programiranja. Međutim, veoma je važno uzeti u obzir postignuto razumevanje funkcionalnosti u softverskim proizvodima koji se koriste.

Naročito, moderna tabela je, prije svega, neophodna funkcionalnost, a njen pravi sadržaj je stvarni odraz jednog ili drugog funkcionalnog bloka na strukturnom modelu. Ako uzmemo "1C: Računovodstvo" kao primjer, onda možemo vidjeti da njegova struktura i funkcionalnost u potpunosti odražavaju stvarnost. Istovremeno, tehnička podrška proizvođača ujednačava rigidnost sistema, omogućavajući potrošaču da dobije potrebnu funkcionalnost, odražavajući promjene u informacionom poslovnom prostoru.

Viša sila: nepredviđene okolnosti

Pozivajući se na okolnosti više sile u svojim unutrašnjim i vanjskim odnosima, organizacija pouzdano svjedoči o svom neznanju kako će izaći iz ovoga ili onogsituacije. I time automatski potpisuje garantovano povlačenje obaveza.

Sposobnost organizacije da ispuni svoje obaveze je od najveće važnosti za partnere, za kupce i za sopstvene zaposlene, odnosno za okolno socio-ekonomsko okruženje.

Formula za savršenu kompaniju

Priroda je svrsishodna, svaki njen organizam je promišljen do najsitnijih detalja i sposoban je ne samo da adekvatno odgovori na svaku promjenu u okolini, već i da se sam oporavi, bez vanjskog uplitanja.

Idealna organizacija je ona koja, u stvari, "ne postoji", ali se njena funkcija obavlja. Kada se organizacija organski uklopi u društveno-ekonomsko okruženje koje je okružuje, postane njen neizostavni dio i adekvatno se razvija, tek tada će ovo okruženje osigurati život kompanije i brinuti se o njoj kao o dijelu njenog tijela.

Obrnuti ciklus

Rezultat bilo koje simulacije bilo koje organizacije je prije svega razlog za ponavljanje procesa. Modeliranje je viši nivo programske stvarnosti, manje formalan i krut od izgradnje informacionih sistema.

Svaki program (kao što iskustvo svjedoči) može se poboljšati jer je sam po sebi riješen. To daje osnov da se revidira algoritam rješenja, njegov rezultat i kompetentnije procijene ulazni podaci.

Konstruisani model je program višeg reda. Kada se implementira, pruža neprocjenjivo praktično iskustvo, dobar je razlogvrati se na početak.