Stakeholders projekta. Autori i voditelji projekata

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Kako bi se uspješno nadmetali na današnjem tržištu i bili uspješni u svojim nastojanjima, mnoge kompanije koriste projektnu metodu. Omogućava vam da dobijete gotov proizvod visokog kvaliteta u ograničenom vremenu. Da bi ovaj proces bio efikasan, morate znati njegovu suštinu, specifičnosti i karakteristike implementacije.

Definicija koncepta

Riječ "projekt" dolazi iz engleskog. projekat, od lat. projectus "izbačen naprijed, izbočen" i ima nekoliko značenja ovisno o području na kojem se primjenjuje. U menadžmentu, ovo je vremenski ograničeno preduzeće, čija je svrha stvaranje novog, jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata. Implementacija ovog skupa aktivnosti obezbjeđuje dobijanje pogodnosti za glavne dionike projekta (kupci, investitori, dobavljači). Ovaj oblik rada naširoko koriste građevinske, inženjerske, korporativne softverske ili marketinške kompanije, određene grupe ljudi i uspješne kompanije pribjegavaju ovoj metodi u svojim aktivnostima.osobnost.

Karakteristike

Radi se o projektu, a ne o skupu zadataka koje treba izvršiti, ako aktivnost koju treba izvršiti ima niz karakteristika, i to:

• ograničeno u vremenu (zamišljeni događaj ima datum početka i datum prijema konačnog rezultata, ili se kao rezultat očekuje određeni proizvod ili usluga);
• jedinstvenost je jedno od glavnih odlika njegove implementacije, dok može biti novo samo za organizatora ili učesnike projekta, a ne za sve zaposlene;
• ograničenje sredstava i drugih resursa potrebnih za izvođenje ovog procesa (vrijeme, novac, rad, tehnička podrška).

U životu običnog čovjeka projekat može biti preseljenje u drugi grad, kupovina nove kuće, traženje posla, pokretanje posla itd., u biznisu je stvaranje novog proizvoda, širenje tržište, pokretanje nove reklamne kampanje, stvaranje novih proizvodnih kapaciteta. Upravo ova metoda omogućava vam da napravite nove korake u aktivnostima organizacija ili pojedinaca, tako da je dionici projekta koriste pri razvoju bilo kakvih inovacija.

Ključni učesnici u procesu

Ova kategorija uključuje ljude (organizacije) koji imaju direktnu korist od implementacije predviđenog preduzeća. Ovo uključuje:

• Pokretači - ljudi koji tvrde da je potreban projekat. Oni mogu biti zaposleni na bilo kojem nivou unutar i izvan kompanije.
• Sponzori su uglavnom zaposlenici višihlink kompanije koja nadgleda njen tok sa strane kupca. Oni nadgledaju realizaciju ovog skupa aktivnosti i obezbeđuju izvore finansiranja projekta, materijalne i druge vrste podrške, kao i ostvarivanje planiranih koristi za organizaciju. Sponzori imenuju menadžera koji će voditi proces, obezbijediti mu sva potrebna sredstva i izvještavati o napretku akcija višem rukovodstvu (izvršnom direktoru, upravnom odboru itd.).
• Menadžer projekta je menadžer odgovoran za implementaciju datog preduzeća. Njegovi zadaci su: kontrola postizanja krajnjeg rezultata na vrijeme, ušteda na nivou limita obezbeđenih resursa i visok kvalitet finalnog proizvoda ili usluge. Svakodnevno se bavi projektom, upravlja radnjama tima, kontroliše ispunjenje postavljenih zahteva, uvažava i dogovara želje svih zainteresovanih strana, a po potrebi dobija pomoć od administratora ili tim stručnjaka privremeno stvoren za rješavanje zadataka.

Ovi učesnici projekta na kraju postaju vlasnici finalnog proizvoda (rezultata), stoga diktiraju svoje zahtjeve za projektom, finansiraju ga ulaganjem vlastitih ili vanjskih sredstava, a također sklapaju ugovore sa izvođačima potrebnim za planirano aktivnosti.

Realizatori plana

Članovi planskog tima su pojedinci ili subjekti koji učestvuju u preduzeću, ili one strane kojena čije interese može uticati postizanje cilja.

Prema stepenu uključenosti u ovu vrstu aktivnosti, postoje tri glavne grupe istomišljenika:

• Glavni tim su zaposleni (organizacije) koji su direktno uključeni u implementaciju plana.
• Prošireni tim - profesionalci koji indirektno pružaju stručnu pomoć.
• Stakeholderi projekta (interni i eksterni) - organizacije ili zaposleni koji utiču na predstavnike prve i druge grupe, a da pritom ne učestvuju u direktnoj interakciji sa direktnim učesnicima. Oni sami prilagođavaju tok procesa ili direktno osjećaju utjecaj implementacije plana na svoje aktivnosti.

Mogući učesnici u preduzeću

Ponekad su uključeni i vanjski pojedinci ili organizacije kako bi ovaj skup događaja bio uspješan. Naime:

• Investitori su ljudi koji ulažu u projekat, na primjer, u obliku kredita. Ponekad je investitor kupac, inače su to banke, fondovi i druge velike kompanije.
• Izvođači - strane koje preuzimaju obaveze za izvođenje radova u skladu sa ugovorom (ugovorom). Može biti dio zadataka ili cijeli projekat. Odrediti glavnog izvođača i podizvođača, koji sa njim stupa u ugovorni odnos i pruža dio ugovorenih usluga.
• Dobavljači - stejkholderi projekta, obezbeđujući kupcu neophodne materijale, tehničku opremu, itd.
• Državni organi - administrativni aparat naselja,koji prati implementaciju društvenih, ekoloških, društvenih i vladinih zahtjeva.
• Potrošači - ljudi koji kupuju gotove proizvode ili koriste krajnji rezultat koji određuje želju za proizvodom ili uslugom i obezbjeđuje potražnju za njima.

Mogućnost učešća ovih strana u projektu zavisi od njegove vrste, vrste, obima i stepena složenosti. Rad menadžera mora nužno obuhvatiti sve zainteresovane strane i obezbijediti koordinaciju njihovih zahtjeva.

Ko nadgleda proces?

Autori projekata su, po pravilu, stručnjaci (arhitekata, dizajnera, graditelja), a rukovodilac osigurava realizaciju planiranog poduhvata. Ovo je službenik rukovodećeg nivoa, šef odjeljenja. Njegove odgovornosti uključuju praćenje implementacije plana na vrijeme, korištenje raspoloživih resursa i kvalitetu finalnog proizvoda.

Prioritet je prvi aspekt, jer vam omogućava da izbjegnete prekoračenje troškova i probleme u toku rada. Stoga, kada se upravlja projektom, fokus je uvijek na rasporedu preduzeća.

Funkcije menadžera projekta

Efikasnost upravljanja preduzećem direktno zavisi od pravilne raspodele moći između jednostavnih izvođača, ključnih članova tima i menadžera. Ovlašćenja i funkcionalne odgovornosti za potonje određuju se ili kupcem ili projektnom poveljom (ako se sprovodi unutar kompanije).

KGlavne odgovornosti menadžera uključuju:

• Organizirajte strukturu koncepta i formirajte tim za upravljanje preduzećem.
• Tražite potrebna sredstva i resurse za njegovu implementaciju.
• Analiza uticaja aktera projekta na napredak procesa.
• Obuka osoblja neophodnog za obavljanje zadataka, njihova motivacija.
• Formiranje projektnog zadatka i odgovornosti za sve učesnike, određivanje nivoa odgovornosti tima za upravljanje projektom.
• Izrada poslovnog plana i rasporeda, izračunavanje budžeta i budžetiranje, analiza mogućih rizika i pronalaženje načina za njihovo otklanjanje.
• Praćenje realizacije svih vrsta radova prema planu.
• Potpisivanje ugovora za izvršenje zadataka, praćenje njihovog izvršenja i blagovremeno zatvaranje.
• Uspostavljanje komunikacije između menadžment tima i ostalih učesnika u projektu.
• Prijem izvještajnih materijala i njihova analiza.
• Komunikacija sa kupcem u cilju pružanja svih informacija koje ga zanimaju, kao i dobijanja informacija o željama ili zahtjevima za konačni rezultat.
• Praćenje rada svih učesnika projekta i njegovo blagovremeno zatvaranje.

Raspon funkcionalnih dužnosti menadžera je prilično velik, i samo uz specifično znanje i pažljivu organizaciju svojih aktivnosti, on može osigurati uspjeh preduzeća.

Društvo izvođača

Za implementaciju projekta, menadžer kreira 2grupe zaposlenih: projektni tim i menadžerska veza. Krajnji rezultat umnogome zavisi od kvaliteta rada ove dvije organizacione strukture.

Projektni tim - to su stručnjaci i/ili organizacije koje obavljaju poslove unutar preduzeća i odgovorne su menadžmentu za njihovu implementaciju i kvalitet. Ova grupa se kreira za vrijeme trajanja planiranih aktivnosti. Može uključivati interno i privučeno radno osoblje (grupe).

Upravljački tim uključuje zaposlenike prve grupe koji su direktno povezani sa nadgledanjem procesa i donošenjem upravljačkih odluka. Uspjeh poduhvata, broj rizika i problema koji nastaju u rješavanju problema zavise od toga kako menadžer pravilno odabere izvođače u ovoj grupi.

Uposlenici menadžerskog nivoa, kao niko drugi, odgovorni su za realizaciju svog djelokruga rada, čiji obim može biti različit: od pripreme dokumenta do gotovog potprojekta. Ponekad rukovodilac preduzeća okuplja grupu ključnog osoblja (podtim), koji se formira u skladu sa paketima neophodnih poslova ili podprojekata.

Da bi se zadati plan realizovao na vreme, neophodno je da svaki zaposleni zna obim svojih funkcionalnih poslova, uslove za obavljanje poslova, nivo lične odgovornosti, rokove i oblike izvještavanje o njihovim aktivnostima.

Identifikacija dionika projekta

Svaki skup akcija ima za cilj postizanje konačnog rezultata. Konačni proizvod je vizija kupca. Prilikom pokretanja događaja, teško je reći da li će rezultat ispuniti očekivanja. Da bi planiranje bilo uspješno, moraju se identificirati izvori neizvjesnosti. Često su razlozi za neuspjeh promašena očekivanja od projekta, koji mora unijeti promjene u toku rada. Inicijatori takvih promjena često su dionici projekta. Primjer bi bili sponzori, dobavljači, vlasti, itd. Oni imaju pravo da iznesu svoje želje za rezultatima, koji se mogu razlikovati jedni od drugih.

Ukoliko gore navedene osobe ili organizacije mogu uticati na tok projekta, a menadžer to nije znao ili nije uzeo u obzir, onda će njihova intervencija promijeniti tok cjelokupnog planiranog preduzeća, a on će morati da usput izvršite prilagođavanja. U radu menadžera ne bi trebalo biti nedostataka.

Postoji nekoliko načina da se identifikuju agenti ili kompanije za koje ostvarenje namjere može imati svoj značaj:

• Klasifikacija, odnosno izdvajanje svih preduzeća, grupa, osoba koje imaju bilo kakvu vezu sa projektom. Ovo uključuje: sponzore, kupce, dobavljače, korisnike proizvoda, menadžere, konkurente, rukovodioce, poslovne partnere, medije, vlasti, itd. Ovdje je sastavljena kompletna lista svih mogućih dionika i da li je za njih određena korist.
• Nominacija, čija je suština u tome da vođa određuje glavnog stejkholdera, na primjer, sponzora, šefa kompanije, koji sastavlja listu svih učesnika u čijoj snaziuticati na tok preduzeća.
• Dokumentacija studija.

Uspjeh poduhvata i broj problema koji se pojavljuju zavise od potpunosti definicije dionika projekta.

Kontrola implementacije plana

Ostvarivanje plana prati se održavanjem timskih sastanaka, čiji članovi daju informacije o količini obavljenog posla i istovremeno ukazuju koliko je još vremena potrebno da se zadaci završe na vrijeme. Ovi podaci se provjeravaju u odnosu na kalendarski raspored. Ako je predviđeno kašnjenje, tada se razmatraju različite opcije za rješavanje problema, a jedna od njih se uzima za izvršenje. Na isti način, problem se rješava uz odstupanje od iznosa sredstava i sredstava predviđenih, kao i konačnog nivoa kvaliteta.

Realizacija projekta je dobar način za organizacije čije su aktivnosti usmjerene na razvoj kompanije. Poznavanje komponenti procesa dizajna omogućava vam da postignete dobre rezultate uz minimalne troškove u kratkom vremenu, a koordinirana interakcija sa dionicima projekta otvara nove horizonte za poslovanje.