Primjeri izvještaja o napretku. Kako napisati izvještaj

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Nema takvog vođe koji bar jednom godišnje ne traži od svojih podređenih da izvještavaju o urađenom. A problem je u tome što se sa rutinskim zapošljavanjem izrada takvog dokumenta čini prilično teškim zadatkom. I iz nekog razloga nam je neugodno tražiti primjere izvještaja o obavljenom poslu od nadležnih. Šta ako odluči da ne odgovaramo poziciji koju imamo?

Kome treba

Ovo pitanje postavlja izvođač koji je dobio zadatak da prijavi. Najčešće se zaposleni u firmama osjećaju gotovo uvrijeđenim takvim zahtjevima. Ali sve ima značenje.

Prvo, izvještaj o obavljenom poslu je potreban samom izvođaču. Ne formalan, već zainteresovan stav prema ovom procesu će vam omogućiti da pronađete uska grla i slabosti u vašim kvalifikacijama. Dakle, određuju se pravci u kojima je moguće (i neophodno) razvijati se. Na kraju krajeva, svi učimo na svojim greškama.

Drugo, vođi to treba. Izvještaj o obavljenom poslu vam omogućava da objektivno ocijenite kvalitet ibrzina rešavanja zadataka. Zahvaljujući ovom dokumentu nestat će mnoga pitanja - od najprimitivnijih "šta radiš stalno" do kompleksnog "zašto bih trebao promijeniti tvoj računar za moderniji". Zato što će izvještaj naznačiti da je potrebno dosta vremena za spremanje promjena u dokumentu. I to ne ovisi o izvođaču - zastarjela uredska oprema ne može raditi brže. Zapravo, zbog toga se čini da zaposleni stalno pije čaj - samo čeka da se operacija završi.

I pitanje: "Zašto trebam pisati izvještaj o obavljenom radu za mjesec?" sama po sebi je netačna. Jer gomilanje statističkih informacija i popunjavanje baza podataka ima smisla za stratege, a ne za operativne radnike. Jednostavno im je lakše riješiti problem nego pričati o metodama za njegovo rješavanje.

Šta napisati

Primjeri izvještaja o napretku pokazuju da morate pisati vrlo detaljno. Sve što se čini kao mala stvar ili mali gest može biti ključni element u izvođenju određenih funkcija. Ali razumijevanje ovoga doći će tek nakon proučavanja nekoliko pisanih izvještaja.

Ako je posao rutinske prirode, na primjer, usaglašavanje dokumenata i identifikacija nedosljednosti, onda ima smisla razviti tabelarni oblik. U ovom slučaju, opet, u početku tabela treba da bude veoma detaljna i da sadrži mnogo kolona; vremenom će nestati potrebe za nekim kolonama, a forma izvještaja će poprimiti normalan (čitaj - razuman) izgled.

Bu jednom broju slučajeva, prilikom sastavljanja izveštaja o obavljenom radu (nastavnici, na primer), nemoguće je formalno pristupiti pitanju introspekcije. Zaista, pored planiranog nastavnog i metodičkog opterećenja i proučavanja potrebnog materijala, škola se bavi i obrazovnom djelatnošću. To zahtijeva poseban pristup pripremi dokumenta: potrebno je razumjeti razloge zaostajanja određenog broja učenika, pronaći načine da se djeca zainteresuju za svoj predmet. A u isto vrijeme, ne treba zaboraviti ni uspješne (pa čak i nadarene) školarce.

Prijavite ciljeve

Za pravilno sastavljanje i minimalne vremenske troškove potrebno je od samog početka odlučiti u koju svrhu i zašto se piše izvještaj o obavljenom radu za godinu. Imenujmo najpopularnije:

- opravdanje stvarne koristi određene pozicije u organizaciji;

- potvrda kvalifikacija zaposlenog;

- demonstracija efikasnog rada menadžmentu;

- primanje sredstava za naredni izvještajni period;

- dobijanje saglasnosti za razvoj pravca (ideje);

- obrazloženje za trošenje dodijeljenih resursa i finansija, itd.

Dobro poznata formulacija - tačna formulacija problema daje 50% rješenja - funkcionira i u ovom slučaju. Što bolje razumemo zašto je izveštaj potreban, lakše nam je da ga napišemo. Sve do toga da dokument „za pokazivanje“od nas uopšte ne zahteva kreativan pristup. I oduzima puno vremena.

struktura dokumenta

Ako kompanija nemarazvijen obrazac za izvještavanje, onda ga morate sami razviti. Poznavajući svrhu dokumenta, potrebno je razmisliti o njegovoj strukturi. Uzorci izvještaja o napretku sugeriraju da je potreban jasan i jednostavan pregled.

Na samom početku treba objasniti svrhu i logiku prezentacije informacija. Objasnite redosled prezentacije i napravite tabelu sadržaja. Za tabelu je potrebno dati kratka objašnjenja zašto je odabran ovakav oblik.

Unutar odjeljaka i pododjeljaka također se treba pridržavati jedinstva prezentacije. Tako će dokument biti razumljiviji, kao rezultat toga, lakši za percepciju. U izvještaju za duži vremenski period sasvim su prikladne ilustracije u obliku dijagrama i grafikona, što će olakšati percepciju. Ali ovdje se morate pridržavati pravila “zlatne sredine”: čvrst tekst, kao i isključivo vizuelni materijali, vrlo brzo se zamaraju.

Styling

Za običnog zaposlenika, možda je najteže napisati terminologiju i formulaciju. Bombastičan izvještaj će izgledati neprirodno i izazvati negativnu reakciju menadžmenta. Prejednostavna formulacija (25 dokumenata kseroxiranih, na primjer) također će odbiti čitaoca.

Ali šablone treba izbjegavati. Jedini izuzetak je dokument koji niko nikada neće pročitati. Ponekad se susrećemo sa takvim problemima, ali u ovom članku nas zanimaju stvarni (ne pro forma) izvještaji.

U svakom slučaju, ne treba govoriti samo o dostignućima. Da ih istaknepotrebno je govoriti o poteškoćama koje su se morale susresti u toku rada. Između ostalog, analiza složenosti je hrana za razmišljanje o optimizaciji posla za rukovodioce. Primjeri izvještaja o napretku pokazuju da ne treba koristiti nejasne fraze kao što su „nezadovoljavajuće stanje“, „poteškoće na koje se naišlo“itd. Bolje je sve nazvati pravim imenom: „pokvarena fotokopirna mašina“, „nedostatak pristupa internetu“, „nedostatak ili neblagovremeni prijem informacija od povezanog odjeljenja. Sve ovo nam omogućava da na adekvatan i objektivan način sagledamo trenutno stanje u kompaniji.

Evaluacija rezultata

Svaki rezultat mora biti podržan brojevima. Takva konkretizacija omogućava razumijevanje dinamike razvoja.

Pored toga, potrebno je postaviti kriterijume za ocjenjivanje rezultata. Da li će to biti prethodni izvještajni period (ako je tromjesečni izvještaj, na primjer) ili, obrnuto, procenat ostvarenosti postavljenih ciljeva, na autoru dokumenta.

Uopšteno govoreći, indirektni indikatori mogu puno reći o procesu rješavanja zadataka. Ovdje se također nalazi mnoštvo informacija za dalju analizu. Od utvrđivanja troškova rada do razumijevanja ispravnosti postavljanja ciljeva.

Od problema do rješenja

Većina izvještaja se piše od napretka do napretka. Dokument koji jasno pokazuje odnos problem-rešenje je povoljniji. Čitalac odmah razumije koje metode i tehnike (ako je potrebno)izvođač je iskoristio blagovremeno i kvalitetno izvršenje zadatka.

Još detaljniji lanac "konkretan problem - njegovi uzroci - postavljanje ciljeva - rješenje" odmah sugerira potrebu da se dnevni izvještaj predstavlja u tabelarnom obliku. Štaviše, imena grafova su već poznata. Informacije predstavljene na ovaj način lako se čitaju i analiziraju.

Prezentacija kvantitativnih pokazatelja

U slučajevima kada se izvještaj sastoji uglavnom od brojčanih podataka, tabelarni oblik može biti vrlo težak za razumijevanje. Neprekidni niz brojeva doslovno zamara čitaoca nakon nekoliko minuta. Još jedna stvar - šareni grafikoni i grafikoni. Jasni su, razumljivi, laki za čitanje.

Svaki dijagram mora biti komentarisan. Osim toga, potrebno je naznačiti kako su različiti grafovi međusobno povezani; objašnjavanje uzročno-posledičnih veza dodatno će olakšati analizu izvještaja.

Ako su materijalna sredstva potrošena u toku rada, ne treba ih sve samo nabrajati. Umjesto toga, treba navesti stečene koristi. Suva fraza: "Kupljena kancelarijska oprema" zvučat će potpuno drugačije ako napišete: "Otvorena su 2 radna mjesta, što je omogućilo povećanje učinka odjela."

Kako izdati dokument

Uprkos činjenici da ne postoji jedinstven oblik kompilacije, izvještaj o obavljenom poslu može se sastaviti u skladu sa GOST-om, koji definira glavnenaučni kriterijumi. Navodi zahtjeve za formatiranje, vrstu i veličinu fonta, itd.

Što se tiče čitljivosti dokumenta, evo nekoliko savjeta:

- pokušajte da ne bude više od 5 rečenica u jednom pasusu;

- ključni indikatori mogu biti istaknuti fontom ili bojom;

- prelomite tekst tako da tabela ili grafikon ne zauzimaju cijelu stranicu; svakako ostavite prostor za komentare na njih;

- napišite jasan i koncizan sažetak izvještaja.

Ovi savjeti će vam pomoći da olakšate percepciju vašeg izvještaja, što znači da će u početku postaviti čitaoca na lojalan odnos prema autoru dokumenta. Zamislite da ste vi šef. I napravite izvještaj na način koji bi vam bio koristan i zanimljiv za čitanje.