Budžet nabavke: suština sastavljanja, indikatora i formiranja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Tokom pripreme budžeta, planovi prodaje i proizvodnje se pretvaraju u indikatore prihoda i rashoda odjela. Da bi svako od odjeljenja moglo ostvariti zacrtane ciljeve, potrebno je nabaviti materijal u okviru plana troškova. U tu svrhu se formira budžet nabavke.

Model organizacije nabavke 1

Prvi korak je da odredite svrhu stvaranja odjela nabave. Na osnovu specifičnosti proizvoda i broja dobavljača, formira se odjel od 2-5 ljudi (maksimalno 7 dobavljača po menadžeru). Svaki od njih je odgovoran za vrijeme isporuke, stanje zaliha, plaćanja i implementaciju ugovora. Rad odeljenja ne može se obavljati samo po nalogu šefa. Sektor se formira radi realizacije plana prodaje koji se izrađuje za mjesec, kvartal i godinu. Za ispunjenje plana predviđen je bonus:

• osnovni prihod: 40% za menadžera, 60% za rukovodioca;
• bonusi: 50% - za menadžera, 30% - za šefa;
• premium - 10%.

Bonusi za menadžere se akumuliraju na osnovu pokazatelja učinka:

• isporuka na vrijeme;
• volumen nelikvidne robe;
• prosječan promet zaliha.

Za bonuse možete koristiti i kvalitativne pokazatelje, na primjer, koeficijent usluge, odnosno broj robe u aplikaciji, koji se može zadovoljiti odmah.

Model organizacije nabavke 2

Ova šema se razlikuje od prethodne po tome što, na osnovu plana prodaje, šef odjeljenja izračunava budžet za kupovinu. Odnosno, u okviru jedinice se formira poseban centar finansijske kontrole. Vrši se efikasniji izbor menadžera, jer se uzimaju u obzir troškovi logistike i uslovi isporuke. Svi zaposleni su zainteresovani za realizaciju plana nabavki, a samim tim i za razvoj kompanije. Zauzvrat, uprava će moći svesti šemu povrata na minimum.

Biće potrebno 1,5-2 mjeseca da se napravi prvi radni model. Zadatak direktora je da regrutuje osoblje sa iskustvom. U drugom slučaju, za izgradnju odjeljenja biće potrebno 6-18 mjeseci. Glavni problem leži u psihološkom radu. Direktor treba da pretvori zaposlene u individualne biznismene. Ne može svako podnijeti ovu ulogu.

Operativno planiranje

Operativni budžet odražava planirane aktivnosti za godinu za segment ili specifičnu funkciju preduzeća. Razvija se u svim centrima odgovornosti, a zatim se konsoliduje u jedan konsolidovani budžet. Izrada dokumenta se može smatrati računovodstvenim i upravljačkim procesom. Razlika je u tome što izvještaj odražava aktivnosti preduzeća u budućnosti, a nefiksiranje prethodnih događaja. Sastoji se od budžeta za nabavku, prodaju, administrativne, proizvodne troškove. Pogledajmo svaki od ovih elemenata.

Prodaja

Obim prodaje i njena struktura određuju prirodu preduzeća. Stoga je jedan od prvih plan prodaje. Prilikom pripreme mora se uzeti u obzir ne samo prodaja za prethodne periode, već i analizirani faktori koji na njih mogu uticati (sezonskost, promocije itd.).

Proračun prodaje se sastavlja uzimajući u obzir nivo potražnje, geografiju prodaje, kupce. Uključuje ciljni nivo prihoda koji se može odraziti u gotovinskom budžetu. Ali izračunavanje ovog pokazatelja uzrokuje poteškoće, jer kompanija ne može kontrolirati postupke kupaca. Planirani iznos troškova obračunava se na osnovu aktivnosti organizacije. To je najlakše izračunati. Prodaja kao poslovni proces je od velikog značaja. Za organizacije koje se bave prodajom proizvoda, plan prodaje je taj koji postavlja grešku u proračunima. Ako je napisano pogrešno, to će uticati na sve druge oblasti aktivnosti.

Proizvodnja i zalihe

Plan izdavanja proizvoda zasnovan je na obimu prodaje. Takođe uzima u obzir proizvodni kapacitet, promjene zaliha i budžete za kupovinu. Obračun se vrši prema sljedećoj formuli:

Proizvod=zalihe na kraju perioda + obim prodaje - zalihe na početku perioda.

Obim proizvodnje se obračunava na osnovu karakteristika proizvodnje proizvoda.

Ukupni troškovi proizvodnje su oni koji se odnose na proizvodnju proizvoda. Istovremeno, u posebnoj liniji se uzimaju u obzir troškovi rada u dva dijela: fiksni i po komadu (bonusi zaposlenih na osnovu realizacije plana proizvodnje).

Budžet za komercijalne, administrativne troškove

Troškovi prodaje su svi troškovi vezani za prodaju, promociju robe. Njihov obim zavisi od odluka u oblasti upravljanja. Odluka o promjeni površine prostorija će uticati na troškove vezane za skladištenje robe. Visinu varijabilnih troškova formiraju provizija, troškovi pakovanja, obrade, transporta. Svi ostali fiksni troškovi su administrativni.

Budžet nabavke

Plan nabavke po vrsti robe ili po dobavljačima pokazuje koliko proizvoda kompanija treba da kupi od eksternih i internih dobavljača. Budžet nabavke se formira na osnovu plana prodaje, nivoa zaliha, obima proizvodnje, uslova i procedure za otplatu obaveza.

Kupovina=planirana upotreba + inventar na kraju perioda - inventar na početku perioda.

Zalihe za proizvodnju

Potreba za trajnim proizvodnim materijalom određena je troškovima popravke opreme, planom izgradnje i pripremom novih proizvoda. Ekonomisti često prave grešku ignorišući ove troškove prilikom planiranja budžeta.

Planirani iznos troškova zavisi od vrste resursa i načina na koji se troše. Budžet je formiranna osnovu normativa utroška resursa u proizvodnji, u privrednim centrima i potrebama osnovnih sredstava. Prvi članak se izračunava množenjem planiranog obima proizvodnje sa normama. Ovaj zahtjev je prilagođen za stanje zaliha i standarde zaliha. Na ovaj način se formira budžet nabavke u naturi. Da biste to pretvorili u vrijednosne izraze, trebate pomnožiti sa planiranom cijenom.

Primjer

Željezara planira da sledeće godine proizvede 3.000 tona proizvoda. To će zahtijevati bakar i oleinsku kiselinu. Potrošnja po 1 toni: bakar - 0,06 kg, kiselina - 0,0058 l. Bilans bakra na početku godine je 100 kg, a na kraju - 50 kg. Cijena sirovina je 4.500 rubalja. /t. bakra i 10.000 rubalja. / litar kiseline.

Potreba za godinu:

• 30000, 006=180 kg bakra
• 30000,0058=17,4 litara kiseline

Planirani obim kupovine:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 rubalja. - za bakar.
• (17, 410.000)=174.000 rubalja. - za kiselinu.

ADC dionice

Planiranje budžeta nabavke u administrativnim i ekonomskim djelatnostima (AHA) se provodi drugačije. Asortiman robe je vrlo širok (od kancelarijskog materijala do materijala za renoviranje ureda), a stopa potrošnje nema. Postoje tri načina za određivanje zahtjeva za zalihama:

• Koristite zahtjeve strukturnih jedinica. Usluga nabavke prikuplja aplikacije, obrađuje, procjenjuje stanja, ažurira cijene i izračunava budžet.
• Instalirajstandardi zaliha za najpopularnije artikle, kao što su kancelarijski materijal, deterdženti. Budžet se izračunava na osnovu raspoloživih zaliha.
• Postavite ograničenje kupovine zaliha za AHD kao postotak cijene osnovnih materijala.

Posebnu pažnju treba posvetiti kompilaciji zaliha kako bi se identifikovali višak resursa. Prilikom formiranja budžeta nabavke takve materijale treba prilagoditi naniže. Pogotovo ako zaliha nije ograničena.

Funkcije budžeta nabavke

• Budžet je alat za planiranje koji pokazuje kako se resursi mogu koristiti na osnovu mogućnosti. To je također sredstvo za praćenje i evaluaciju učinka upoređivanjem planiranih i stvarnih pokazatelja.
• Rad menadžera može se ocijeniti strukturom i stepenom realizacije budžeta nabavki. Organizacije ih koriste za procjenu učinka svojih upravljačkih jedinica.
• Budžet odjela nabavke može obavljati motivacijsku funkciju ako sadrži cilj aktivnosti. Na primjer, odjel je dobio zadatak da nabavi sirovine za pola miliona rubalja na osnovu postpaid-a. Ako se cilj postigne, tada će načelnik i njegovi zamjenici dobiti bonus, što će povećati rashodnu stranu budžeta u narednom periodu.
• Zaposlenik mora razumjeti koji su mu zadaci postavljeni. Ako se ciljevi razvoja organizacije drže u tajnosti, oni neće biti postignuti. U tom smislu, budžet formira komunikacijsko okruženje u timu, kao i između njihzaposleni i podređeni.

Rad sa tenderima

U cilju formiranja budžeta za nabavku materijala mogu se održati tenderi - za pronalaženje najboljih dobavljača robe određene kategorije. Prema regulatornim dokumentima, izrađuje se strategija distribucije materijala po grupama, indikatori kvaliteta i razvrstavaju izvođači. U toku je formiranje tenderske liste sa predlozima dobavljača. "Pobjednik" se automatski određuje prema navedenim kriterijima ocjenjivanja. Dalje, u toku je rad na zaključivanju ugovora i formiranju budžeta nabavke.

Opcije kupovine:

• Jedna serija. Proces pripreme dokumenata je pojednostavljen, ali će organizaciji biti potrebna velika skladišta za skladištenje zaliha. Povećava se rizik od gubitaka uzrokovanih kvarenjem proizvoda.
• Male serije. Brz obrt kapitala i smanjen prostor za skladištenje.
• Po potrebi. Roba se isporučuje po fakturama (bez sklapanja ugovora) u malim serijama uz punu pretplatu.

Kontrola nabavke

U cilju kontrole izvršenja budžeta, nabavke mogu obračunati centri za finansijsku odgovornost. Istovremeno, planiranje se vrši na dva nivoa:

• Upravljanje budućnosti - formiranje potrebe za materijalima za godinu, raščlanjeno po kvartalima/mjesecima. Nakon formiranja godišnjeg plana vrši se odabir dobavljača i zaključivanje dugoročnih ugovora.
• Upravljanje kalendarom - formiranje mjesečnikai desetodnevni/nedeljni planovi nabavke u cilju nesmetanog snabdevanja preduzeća specifičnim sirovinama. Ovo je detalj godišnjeg plana.

Da biste izračunali mjesečni budžet za kupovinu, trebate slijediti ovaj algoritam:

• Izračunajte potrebu za materijalima za proizvodnju, uzimajući u obzir trenutna stanja, očekivane primitke i sigurnosne zalihe.
• Uslov je prilagođen za narudžbe, artikle i dozvoljene zamjene.
• U slučaju promjene planova proizvodnje, budžet nabavke se prilagođava.
• Formira se raspored isporuke sirovina i plan plaćanja za dobavljače.
• Ako isporuka ne uspije, pravi se korak unazad i bira se novi dobavljač. Ako nije moguće promijeniti dobavljača, pokreće se promjena u nabavci ili razredu materijala.

Evo kako planirati svoje kupovine.