Vrste i funkcije upravljačke kontrole

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Proces upravljanja sastoji se od pet funkcija: planiranja, organizovanja, osoblja, usmjeravanja i kontrole. Dakle, kontrola je dio kontrolnog procesa.

Kontrola je glavna ciljna funkcija menadžmenta u organizaciji: proces poređenja stvarnog učinka sa utvrđenim standardima kompanije. Svaki menadžer mora pratiti i ocjenjivati aktivnosti svojih podređenih. Kontrola menadžmenta pomaže u poduzimanju korektivnih radnji od strane menadžera na vrijeme kako bi se izbjegle nepredviđene okolnosti ili finansijski gubici za kompaniju.

Osnovni proces kontrole uključuje tri koraka:

• Postavljanje standarda.
• Mjerenje performansi prema ovim standardima.
• Korekcija odstupanja od standarda i planova.

Kao dio ukupnog strateškog plana organizacije, lideri postavljaju ciljeve zajedinice u određenim, preciznim, operativnim terminima koji uključuju planiranje učinka u odnosu na stvarne rezultate.

Standardi sa kojima će se upoređivati stvarni učinak mogu se izvesti iz prethodnog iskustva, statistike i benčmarkinga (zasnovane na najboljim industrijskim praksama). U mjeri u kojoj je to moguće, standardi se razvijaju na bilateralnoj osnovi umjesto da najviši menadžment donosi odluke jednostrano na osnovu ciljeva organizacije.

Zašto je potrebna upravljačka kontrola?

Kada bi osoblje uvijek radilo ono što je najbolje za organizaciju, ne bi bilo potrebe za kontrolom i upravljanjem. Ali jasno je da ljudi ponekad nisu u stanju ili ne žele djelovati u najboljem interesu organizacije i mora se uspostaviti set kontrola kako bi se spriječilo neželjeno ponašanje i podstaklo željeno djelovanje.

Čak i ako su zaposleni pravilno opremljeni da dobro obavljaju svoj posao, neki se odlučuju ne učiniti jer individualni i organizacijski ciljevi možda nisu potpuno isti. Drugim riječima, nema usklađenosti ciljeva. U takvim slučajevima potrebno je preduzeti korake za povećanje motivacije i produktivnosti zaposlenih.

Efikasna organizacija je ona u kojoj menadžeri razumiju kako upravljati i kontrolisati. Svrha kontrole kao koncepta i procesa je da pomogne motivaciju i usmjeravanje zaposlenika u njihovim ulogama. RazumijevanjeSistemi kontrole procesa i upravljanja su od suštinskog značaja za dugoročnu efikasnost organizacije.

Bez dovoljno sistema kontrole, konfuzija i haos mogu preplaviti organizaciju. Međutim, ako kontrolni sistemi guše organizaciju, ona može patiti od nedostatka preduzetničke inovacije.

Neadekvatna kontrola implementacije menadžerskih odluka može dovesti do smanjenja produktivnosti ili barem povećanja rizika od loših finansijskih rezultata. U ekstremnom slučaju, ako se učinak ne prati, može rezultirati organizacioni neuspjeh.

Karakteristike efikasnog sistema upravljanja

Efikasan sistem upravljanja poslovanjem je integrisani skup procesa i alata za upravljanje koji pomažu u usklađivanju strategije kompanije i godišnjih ciljeva sa dnevnim aktivnostima, nadgledaju učinak i iniciraju korektivne radnje.

Sistem kontrole menadžmenta je kontinuirani proces poboljšanja učinka postavljanjem individualnih i kolektivnih ciljeva koji su u skladu sa strateškim ciljevima organizacije, planiranjem učinka za postizanje tih ciljeva, pregledom i evaluacijom napretka i razvojem znanja, vještina i sposobnosti ljudi. Kontrolni sistem treba da se fokusira na rezultate.

Efikasan sistem upravljanja ima sljedeće karakteristike:

1. Pomaže u postizanju organizacionih ciljeva.
2. Olakšava optimalno korištenje resursa.
3. Ukupno poboljšavaperformanse organizacije.
4. Motiviše i podiže moral zaposlenih.
5. Kontrola takođe uspostavlja disciplinu i red.
6. Jasno definisana i razumljiva metrika učinka.
7. Osigurava buduće planiranje revidiranjem standarda.
8. Strateški ciljevi se odnose na sve nivoe organizacije.
9. Efektivno kontrolisanje minimizira greške.
10. Jačanje menadžmenta i angažmana zaposlenih.
11. Ostvarite prioritetne ciljeve brže.

Proces upravljanja menadžmentom reguliše aktivnosti preduzeća na način da stvarni učinak odgovara unapred utvrđenom planu. Efikasan sistem kontrole omogućava menadžerima da izbjegnu okolnosti koje donose gubitke kompaniji.

18 upravljačkih kontrolnih funkcija

Kontrola menadžmenta je svaki proces, alat ili sistem koji je postavljen da omogući menadžmentu da reguliše aktivnosti kompanije u skladu sa njenim ciljevima.

Kontrola se vrši na nižem, srednjem i višem nivou upravljanja. Na svakom nivou, kontrola će biti različita: najviši menadžment će biti uključen u stratešku kontrolu, srednji menadžment u taktičku kontrolu, a niži nivo u operativnu kontrolu.

Sljedeće su funkcije kontrole upravljanja odlukama:

1. Strategija planiranja. Proces uspostavljanja akcionog plana za postizanje ciljeva.
2. Kontrolazahtjevi. Formalna dokumentacija planova kao zahtjeva i upravljanje promjenama tih planova po potrebi.
3. Finansijska kontrola. Praćenje i računovodstvo budžeta kompanije.
4. Upravljanje učinkom. Proces dogovaranja skupa ciljeva sa zaposlenima i evaluacije njihovog učinka u odnosu na te ciljeve.
5. Kontrola rada. Pratite zaposlene kako biste poboljšali produktivnost, efikasnost i kvalitet rada.
6. Upravljanje programima i projektima. Implementacija promjene.
7. Kontrola rizika. Ponovljeni proces identifikacije, analize i eliminacije rizika.
8. Sigurnosna kontrola. Identifikacija i otklanjanje sigurnosnih prijetnji, te implementacija načina za smanjenje različitih rizika.
9. Kontrola usklađenosti. Implementacija procesa, procedura, sistema, revizija, mjerenja i izvještaja u skladu sa zakonima, propisima, standardima i internim politikama organizacije.
10. Metrika i izvještavanje. Proračun i komunikacija značajnih mjerenja organizacijskog učinka.
11. Benchmarking. Iterativni proces benčmarkinga rezultata u odnosu na industriju kompanije, konkurente ili trenutne najbolje prakse.
12. Kontinuirano poboljšanje. Proces mjerenja performansi, njegovog poboljšanja i ponovnog mjerenja.
13. Kontrola kvaliteta. Osigurati da izlazni proizvodi zadovoljavaju specifikacije. Na primjer, implementacija procesa testiranja proizvoda na proizvodnoj liniji.
14. Osiguranje kvaliteta. Osiguranje kvaliteta je proces sprječavanja budućih nedostataka kvaliteta. Na primjer, praksa istraživanja osnovnih uzroka svih kvarovaza traženje poboljšanja proizvodnje.
15. Automatizacija. Povećajte produktivnost, efikasnost i kvalitet kroz automatizaciju.
16. Upravljanje podacima. Praksa prikupljanja informacija koje mogu biti korisne u budućnosti, kao i analiza podataka.
17. Upravljanje zalihama. Upravljanje zalihama i računovodstvo kako bi se izbjegli nestašice ili viškovi.
18. Upravljanje imovinom. Kontrola imovine kao što su proizvodni pogoni, infrastruktura, mašine, softver i intelektualna svojina.

Vrste kontrole i njihove karakteristike

Organizacije trebaju kontrole kako bi utvrdile da li su njihovi planovi ostvareni i poduzele korektivne mjere ako je potrebno. Glavni ciljevi kontrole menadžerskih odluka:

1. Prilagođavanje promjenama. Kontrolni sistem može predvideti, nadgledati i reagovati na promenljive uslove okoline.
2. Minimiziranje grešaka. Kontrola produktivnog upravljanja i računovodstvo će ograničiti broj grešaka koje se javljaju u aktivnostima firme.
3. Minimiziranje troškova i maksimiziranje profita. Ako se organizacija upravljačke kontrole efikasno implementira, može smanjiti troškove i povećati produktivnost.

Preduzeća instaliraju kontrolne sisteme u više različitih oblasti i na različitim nivoima upravljanja. Odgovornost za kontrolu upravljačkih odluka je velika. Postoje različite klasifikacije i karakteristike ove kontrolne funkcije. Jedan od najčešćih izgleda ovako:

1. Kontrola unapred, takođe poznata kao kontrola unapred, fokusira se na resurse koje organizacija izvlači iz svog okruženja. On kontrolira kvalitet i kvantitet ovih resursa prije nego što stignu u organizaciju.
2. Monitoring se fokusira na održavanje standarda kvaliteta i kvantiteta proizvoda ili usluge u procesu transformacije.
3. Konačna kontrola, poznata i kao kontrola povratne sprege, fokusira se na rezultate organizacije nakon što je proces transformacije završen. Iako konačna kontrola možda neće biti tako efikasna kao preliminarna ili trenutna, ona može pružiti menadžmentu informacije za buduće planiranje.

Prema drugoj klasifikaciji, kontrola je podijeljena u dvije široke kategorije - regulatornu i normativnu kontrolu, au okviru ovih kategorija postoji nekoliko vrsta. Tipovi upravljačke kontrole su prikazani u sljedećoj tabeli.

Regulatorna kontrola	Regulatorna kontrola
birokratski finansije Kvalitet	Command Organizacioni

Sljedeći odjeljci opisuju svaki tip i podtip kontrole u aktivnostima upravljanja.

Regulatorna kontrola

Regulatorna kontrola proizilazi iz standardnih operativnih procedura, što je izazvalo kritike ove vrste implementacije kontrole upravljanja kao zastarjele i kontraproduktivne. To podrazumijeva potpunu i potpunu kontrolu nadsva područja organizacije.

Kako su preduzeća posljednjih godina postala agilnija, zahvaljujući izravnavanju hijerarhije organizacije i širenju granica, kritičari ističu da regulatorni nadzor može prije ometati postizanje cilja. Ključno sa stanovišta kontrole organizacije upravljačkih odluka je usklađenost kontrole sa ciljevima organizacije.

Birokratska kontrola

Birokratska kontrola proizilazi iz linija ovlasti koje zavise od pozicije u hijerarhiji organizacije. Što je viši nivo subordinacije, to će osoba imati više prava da diktira svoju politiku. Birokratske kontrole su loše ocijenjene, i to s pravom. Organizacije koje se previše oslanjaju na komandne odnose ometaju fleksibilnost u slučaju nepredviđenih situacija. Međutim, postoje načini na koje menadžeri mogu učiniti kompaniju jednako fleksibilnom i odgovornom za brige kupaca kao i bilo koji drugi oblik organizacije kontrole upravljanja.

Kako održati lanac komandovanja uz održavanje fleksibilnosti i odziva u sistemu? Upravo to je pitanje koje birokratska kontrola mora riješiti. Jedno rješenje su standardne operativne procedure koje delegiraju odgovornost niz hijerarhiju u kompaniji.

Finansijska kontrola

Finansijske kontrole upravljaju ključnim finansijskim ciljevima za koje su menadžeri odgovorni. Takvi sistemi kontrole upravljanja uobičajeni su među firmama organiziranim kao višestruke strateške poslovne jedinice (SBU). SBUje proizvod, usluga ili geografska linija koja ima menadžere koji su isključivo odgovorni za dobitke i gubitke. Oni su odgovorni višem menadžmentu za postizanje finansijskih ciljeva koji doprinose ukupnoj profitabilnosti korporacije.

Ova kategorija kontrole upravljanja odlukama nameće ograničenja na potrošnju. Za menadžere, povećanje troškova mora biti opravdano povećanjem prihoda. Za šefove odjela, pridržavanje budžeta je obično jedan od ključnih pokazatelja učinka.

Dakle, uloga finansijske kontrole je da poboljša ukupnu profitabilnost, kao i da zadrži razumne troškove. Da bi se utvrdilo koji su troškovi neophodni, neke firme će uporediti rezultate drugih firmi u istoj industriji, a zatim izvršiti analizu kontrole upravljanja. Ovo benchmarking pruža podatke za utvrđivanje jesu li troškovi u skladu sa industrijskim prosjekom.

Kontrola kvaliteta

Kontrola kvaliteta opisuje stepen varijacije u procesima ili proizvodima koji se smatra prihvatljivim. Za neke kompanije standard je odsustvo nedostataka, odnosno odsustvo bilo kakvih promjena. U drugim slučajevima, statistički beznačajno odstupanje je prihvatljivo.

Kontrola kvaliteta utiče na krajnji rezultat proizvoda ili usluge koja se nudi kupcima. Kada preduzeće konstantno održava odličan kvalitet, kupci se mogu osloniti na atribute proizvoda ili usluge firme, ali je takođestvara zanimljivu dilemu. Pretjerana kontrola kvaliteta postojećih proizvoda može smanjiti odgovor na jedinstvene potrebe kupaca.

Regulatorna kontrola

Umjesto oslanjanja na standardne politike i procedure organizacije, kao u prethodnim vrstama kontrolinga, regulatorna kontrola upravlja ponašanjem zaposlenih i menadžera kroz opšte prihvaćene obrasce ponašanja.

Normativna kontrola odlučuje koliko je određeni tip ponašanja ispravan, a drugi manje. Na primjer, smoking može biti prihvatljiva odjeća za ceremoniju dodjele nagrada za američke biznismene, ali potpuno neprikladan na ceremoniji dodjele nagrada za Škote, gdje je formalni kilt više u skladu s lokalnim običajima. Međutim, nije usvojen pisani kodeks oblačenja.

Dakle, razlika između regulatornog i normativnog sistema kontrole menadžerskih odluka je formalnost. Regulatorna kontrola je neformalni sistem upravljanja, za razliku od regulatorne kontrole.

Komandna kontrola

Ova organizacija kontrole nad odlukama menadžmenta postala je uobičajena u mnogim kompanijama. Timske norme su neformalna pravila koja čine da članovi tima budu svjesni svoje odgovornosti prema svojim kolegama.

Dok je zadatak tima obično formalno dokumentiran, načini na koje sudionici u procesu komuniciraju se obično razvijaju tokom vremena kako tim prolazi kroz faze rasta. Čak je i vodstvo neformalno dogovoreno: ponekadimenovani vođa može imati manji uticaj od neformalnog vođe. Ako, na primjer, vođa mišljenja ima više iskustva od formalnog vođe tima, članovi tima će se vjerovatno obratiti vođi mišljenja za smjernice koje zahtijevaju posebne vještine ili znanje.

Timske norme imaju tendenciju da se razvijaju postepeno, ali kada se formiraju mogu imati snažan uticaj na ponašanje kompanije.

Organizaciona kontrola

Norme zasnovane na organizacionoj kulturi su takođe vrsta normativne kontrole. Organizaciona kultura uključuje zajedničke vrijednosti, vjerovanja i rituale određene organizacije. Dakle, ova vrsta kontrole leži u ispravnom usklađivanju normi i ciljeva.

Formalni i neformalni sistemi upravljanja

Ranije je spomenuto da regulatorna kontrola i sve njene podvrste pripadaju formalnom sistemu kontrole, dok normativna kontrola pripada neformalnom. Tabela ispod opisuje razlike između dva kontrolna sistema.

Formalni sistem upravljanja	Neformalni sistem upravljanja
Organizacija ima jasne procedure, pravila i smjernice za objašnjenje različitih zahtjeva upravljanja Motiviraju rukovodstvo, kao i podređene, da izvršavaju postavljene zadatke na način da ostvare operativne ciljeve u optimalnom vremenskom roku Koristi se za koordinaciju ponašanja nadređenih i podređenih	Organizaciju karakterišeneformalni i nepisani procesi za nadzor upravljanja Cilj im je pružiti veću motivaciju među zaposlenima i osigurati pravilnu implementaciju ciljeva i strategija organizacije Neformalni sistemi upravljanja također povećavaju usklađenost ciljeva
Primjer formalnog sistema bi bila pravila i smjernice koje koriste ljudski resursi za funkcije kao što su zapošljavanje i razvoj osoblja.	Primjer neformalnog sistema kontrole je lojalnost organizaciji i poštovanje organizacijske kulture kao stil ponašanja zaposlenih.

Široke kategorije regulatornog i regulatornog nadzora prisutne su u gotovo svim organizacijama, ali relativni naglasak svake vrste varira. Unutar regulatorne kategorije su birokratske, finansijske i kontrole kvaliteta. Normativna kategorija uključuje komandne i organizacione norme. Obje kategorije normi mogu biti efikasne. Zadatak menadžmenta je da ponašanje zaposlenih uskladi sa ciljevima organizacije.

Stoga, efektivna upravljačka kontrola može se postići na nekoliko različitih načina. Kontrolni sistemi su dizajnirani da prikupljaju podatke i koriste ove informacije kako bi pomogli organizaciji da postigne svoje ciljeve. Sistem se fokusira na efektivnost različitih organizacionih elemenata, odljudska aktivnost do finansijskih rezultata.

Uspostavljeni sistem praćenja može donijeti stvarne koristi kompaniji - ukazati na probleme, planirati nove strategije i osigurati bolju koordinaciju između različitih odjela i odjela.