Revizija kadrova je Definicija, vrste, metode, zadaci i ciljevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Kadrovska revizija je provjera efektivnosti rada osoblja, koju obavljaju posebno određeni zaposleni ili treća strana. Za razliku od klasične revizije koja se koristi u računovodstvu, kadrovska revizija nije obavezna i nije regulisana posebnim zakonima i pravnim aktima Ruske Federacije. Sprovodi se na inicijativu rukovodioca preduzeća radi rešavanja određenih problema. Osnovna svrha takve revizije, najčešće, je da se utvrdi stanje osoblja kompanije. Također se koristi za pronalaženje načina za povećanje produktivnosti i smanjenje troškova proizvodnje.

Kako klasificirati

Inspekcije se odnose na jednu ili drugu vrstu revizije osoblja prema parametrima kao što su:

• Korišćeni period podataka: kratkoročni, dugoročni i kratkoročni.
• Način dobijanja informacija: usmeno ili dokumentarno
• Priroda informacija koje se provjeravaju: legalne, kvalifikovane ili mješovite;
• Recenzentima: internim i eksternim.

Kadrovska revizija se provodi u dva pravca: utvrđivanje zakonskih prekršaja iidentifikacija povreda radne discipline - traženje neopravdanih prekoračenja troškova, utvrđivanje razloga za jednostavnost, brak itd. Stoga se kadrovska revizija u pravcu djelatnosti uglavnom dijeli na pravnu, kvalifikacionu i mješovitu.

Revizija pravnog osoblja

Tokom revizije pravnog osoblja provjeravaju dokumentaciju kadrovske službe, satnicu radionica, provjeravaju fakture i račune sa raspoloživim materijalima i alatima. Provjerite ispravnost popunjavanja ugovora o radu, radnih knjižica, izvršnih naloga. Provjera da li zaposleni slijede opis poslova. Oni provode ankete i provode ankete kako bi identificirali kršenja radnog zakonodavstva Ruske Federacije, kao i pravila i standarde usvojene u određenoj oblasti aktivnosti kojih se zaposleni moraju pridržavati. Na primjer, zahtjevi sanitarnih standarda u prehrambenoj industriji, GOST-ovi, standardi kvaliteta i usklađenost sa propisima.

Glavni zadatak revizije pravnog osoblja je identifikovanje kršenja prije nego što ih otkrije posebna komisija tokom revizije. Ovo će pomoći da se izbjegnu problemi sa zakonom i poboljša kvalitet proizvoda i usluga.

Revizija kvalifikacija osoblja

Kvalificirana kadrovska revizija organizacije provodi se u cilju identifikacije nedostataka u radu osoblja i utvrđivanja načina za njihovo otklanjanje. Takođe omogućava identifikaciju prisutnosti nedovoljne kvalifikacije radnika ilinaprotiv, identificirati najvrednije osoblje koje treba unaprijediti ili platiti više kako bi radili još bolje i radili više.

Revizija kvalifikacija osoblja je najrelevantnija u onim oblastima aktivnosti u kojima uspjeh preduzeća u potpunosti zavisi od profesionalnih kvaliteta zaposlenika. Na primjer, u trgovini. Ako se prodavac pogrešno ponaša prema kupcima, iz neznanja ili nesposobnosti, onda to direktno utiče na finansijski rezultat preduzeća - prihod se smanjuje, povećava se količina proizvoda sa isteklim rokom trajanja. Istovremeno, samo provjerom se može otkriti da li je razlog za smanjenje prihoda niska kvalifikacija zaposlenog, a ne neki drugi faktor. U ovom primjeru, kadrovska revizija bi pomogla da se identifikuje beskrupulozan zaposlenik i da ga zamijeni na vrijeme, prije nego što je trgovačka kompanija bila na ivici bankrota.

Sveobuhvatna revizija osoblja

Sveobuhvatna kadrovska revizija uključuje korištenje i pravne i kvalifikacione revizije, kao i svih dostupnih metoda za procjenu i analizu informacija. Takva provjera omogućava procjenu stanja kadrova i identifikaciju kadrovskog potencijala kompanije, identifikaciju postojećih zakonskih kršenja u preduzeću i njihovo otklanjanje prije nego što dovede do nepoželjnih finansijskih i kadrovskih gubitaka.

Ova metoda provođenja kadrovske revizije ima, pored navedenih prednosti, i dva nedostatka - koštaće više i oduzimati više vremena, jer će više učesnika biti uključeno u provjeru velike količine podataka. Zbog togaima smisla sprovoditi samo u hitnim slučajevima: u slučaju bankrota ili tokom finansijske krize, kada se tržište sužava i konkurencija se pojačava.

Ko može pregledati

Reviziju kadrovskog sistema mogu izvršiti i zaposleni u kompaniji i treće strane organizacije. Istovremeno, problem nastaje i kod utvrđivanja stepena nadležnosti inspektora, budući da koncept kadrovske revizije nije fiksiran u pravnoj praksi, a ona uputstva, standardi i pravila koja postoje namijenjena su reviziji u računovodstvenim poslovima. Ali koliko će informacije biti potpune i pouzdane i kako će biti analizirane i evaluirane zavisi od toga koje korake će rukovodilac preduzeća preduzeti da poboljša situaciju sa osobljem.

Međutim, izlaz je pronađen. Dakle, kao osnovna uputstva i pravila za organizovanje kadrovske revizije u preduzeću, mogu se uzeti osnove finansijske revizije, a posebno takvi zahtevi za primljene i dostavljene informacije kao što su:

• objektivnost;
• kredibilitet;
• pravovremenost;
• poštenost;
• punoća.

Shodno tome, revizor mora poštovati ne samo pravila profesionalne etike, biti pošten i objektivan, već se i pridržavati određenih pravila prilikom prikupljanja i obrade informacija, kao i pripreme revizorskog izvještaja. Istovremeno, on ne mora sa sobom imati nikakvu posebnu potvrdu da bi se bavio takvom aktivnošću kao što je kadrovska revizija. Ali to ne značida ga može obavljati svaki zaposleni. Da bi riješio zadatke kadrovske revizije, inspektor mora imati određeni nivo znanja i kvalifikacija.

Reviziju kadrova može izvršiti ili zaposlenik specijalizovane kompanije, ili neko iz osoblja preduzeća sa dovoljnim nivoom obrazovanja i kompetencije. Najčešće su to šefovi odjela, računovođe i drugi visoko kvalificirani stručnjaci. I tu se postavlja dilema pred rukovodiocem preduzeća: šta je bolje, angažovati specijalizovanu organizaciju ili sami izvršiti reviziju? Odgovor na ovo pitanje zavisi od faktora kao što su:

• Troškovi visokokvalifikovanog osoblja uključenog u reviziju osoblja i troškovi usluga revizorske kuće;
• Količina informacija koje zahtijevaju obradu i dozvoljeni uslovi za njihovu obradu.

Općenito se vjeruje da je kadrovska revizija koju obavljaju zaposleni u preduzeću jeftinija, što nije uvijek tačno. Angažovanje vanjskih stručnjaka često je mnogo isplativije ako je potrebno provesti reviziju u velikom preduzeću, gdje je obim informacija vrlo velik. Firme koje pružaju usluge revizije imaju više iskustva, njihovi zaposlenici su kvalifikovaniji, barem u oblasti kadrovske revizije, tada će revizija koštati manje i bolje, a oduzimati manje vremena.

Samostalna revizija ljudskih resursa, kako provesti

Ako je rukovodilac preduzeća ipak odlučio da izvrši reviziju uz pomoć svojih zaposlenih,treba da zna neke karakteristike. Obično je cilj kadrovske revizije u ovom slučaju da se prouči rad preduzeća u cjelini, već nekog posebnog odjela, pri čemu je potrebno osigurati maksimalan nivo povjerljivosti informacija.

Za početak, menadžer će morati da napravi radnu grupu, obično u njoj 4-5 ljudi, i odredi osobu odgovornu za provođenje revizije i izradu revizorskog izvještaja. Cijeli proces pripreme i provođenja može se podijeliti u sljedeće faze kadrovske revizije:

1. Razvijanje akcionog plana.
2. Određivanje veličine uzorka: broj intervjuisanih zaposlenih, obim i vrsta provjerenih dokumenata. Što je uzorak veći, to je rezultat tačniji, ali duže će trajati procedura verifikacije.
3. Izrada upitnika, priprema pitanja.
4. Provjera dokumentacije kadrovske službe, kao i dokumenata na području koje se provjerava.
5. Anketa i ispitivanje zaposlenih u preduzeću.
6. Analiza prikupljenih informacija, uključujući korištenje kompjuterske tehnologije i posebnih programa.
7. Izrada, na osnovu informacija dobijenih tokom revizije, revizorskog izvještaja, u kojem osoba odgovorna za provođenje kadrovske revizije u preduzeću izražava mišljenje o stanju kadrova, njihovoj kvalifikaciji i zadovoljstvu radom uslovi.

Revizorski izvještaj se sastavlja u pisanoj formi, uz njega se prilažu dokazi u vidu izvještaja o obavljenom poslu. Sve stranice izvještaja moraju biti numerisane i pohranjene u fascikli. Općenito, bilo kojiili ne postoje stroga pravila za donošenje zaključka, kao i za njegovo sprovođenje, jer je svrha kadrovske revizije da se dobiju informacije za interne korisnike, pa se podaci dobijeni kao rezultat takve revizije nigdje ne objavljuju, a najčešće su strogo povjerljivi i njihovo otkrivanje je neprihvatljivo. Štaviše, povjerljivost informacija mora biti osigurana, kako u fazi planiranja, tako iu rezultatima provjere. Poželjno je da zaposleni u preduzeću ne znaju za predstojeću inspekciju. Ovo će pomoći da se izbjegne dosluh između njih, što znači da će omogućiti povećanje objektivnosti i pouzdanosti primljenih informacija.

Metode prikupljanja i obrade informacija

Metode revizije ljudskih resursa se ne razlikuju od onih koje se koriste u računovodstvenim revizijama, samo se dobijaju informacije drugačije prirode i svrhe. Uglavnom koriste unaprijed pripremljene forme upitnika i liste pitanja. Podaci dobijeni tokom revizije o zaposlenima u preduzeću upoređuju se sa osnovnim zahtjevima propisanim u specijalizovanim priručnicima, opisima poslova i standardima kvaliteta rada.

Informacije dobijene tokom revizije u vidu upitnika i evidencije odgovora na pitanja i drugih dokumenata koji su primljeni tokom revizije prikupljaju se, sortiraju i upoređuju prema vremenu i mjestu kada je izvršena kadrovska revizija. Izvještaj sastavljen na osnovu rezultata revizije treba da sadrži, ako ne sve dokumente, onda najvažnije od njih.

Koji zadaci se mogu riješitirevizija osoblja

Revizija kadrovskog sistema pomaže da se bolje procijene potencijal kompanije i kvalifikacije osoblja. Ovo omogućava da se identifikuju najvredniji zaposlenici u radnoj snazi i da im se obezbede poslovi i plate koje su više u skladu sa njihovim nivoom.

Kao što iskustvo pokazuje, menadžeru je isplativije podizati one koji već rade u preduzeću na ljestvici karijere nego zaposliti novog. S jedne strane, to će povećati povrat ostalih zaposlenika, jer će oni vidjeti izglede za karijeru, s druge strane, novi zaposlenik možda neće zaživjeti u timu, a to povećava fluktuaciju osoblja, što može negativno uticati na učinak preduzeće. Fluktura osoblja može biti i rezultat pogrešne kadrovske politike. Na primjer, ako se složenost posla ili nivo odgovornosti i nivo plaćanja ne poklapaju. Ovo može otkriti samo reviziju rada osoblja.

Ovakva provjera pomaže ne samo da se identifikuju najvredniji zaposlenici ili se riješe oni najmanje vrijedni, već i da se riješe problemi koji su direktno povezani s činjenicom da se organizacija rada neispravno provodi u preduzeću. Tako je, na primjer, tokom inspekcije u jednoj od radionica otkriveno da su zbog nepravilnog postavljanja materijala radnici trošili i do dva sata dnevno samo na dopremanje materijala na mjesta prerade, budući da su bili uskladišteni u udaljenom magacinu. Kao rezultat toga, izgubljeno je vrijeme i trud. Radnici su se brže umarali i gubili koncentraciju. To je uticalo na kvalitet i obim proizvoda. Bez revizije osoblja, ova sistemska greškaproizvodnja ne bi bila fiksna, što znači da bi se resursi trošili.

Odgovornost revizora

Revizor je odgovoran samo za svoje mišljenje izraženo u revizorovom izvještaju. Na kraju, odluku o kadrovskim promenama donosi rukovodilac preduzeća, a zadatak revizora je samo da mu prenesu stanje osoblja preduzeća, koji nivo njihove kvalifikacije, da li ima prekršaja. zakona, radne discipline, sigurnosnih mjera, da li zaista postoje visokokvalifikovani stručnjaci. Navedite faktore koji negativno ili pozitivno utiču na rad osoblja i racionalno korišćenje radnog vremena.

Kao rezultat toga, revizor sastavlja revizorski izvještaj u kojem navodi:

• koji događaji su održani;
• koliko je posla obavljeno;
• sa kojim se problemima i rizicima susreo u toku svog rada;
• šta treba učiniti da se situacija ispravi ako je stanje kadrova ili kadrovska politika negativna;
• moguće posljedice ako se prekršaji ne otklone.

Sama po sebi, inspekcija ne rješava problem nepropisno odabranog osoblja ili nepravilnog postupanja zaposlenih u preduzeću, njihovog kršenja sigurnosnih pravila ili nepoštivanja uputstava i tehničkih propisa. Svrha kadrovske revizije je da se identifikuju snage i slabosti postojećeg kadrovskog sistema u preduzeću i da se daju preporuke kako otkloniti nedostatke i poboljšati ovaj sistem. Revizor ne radiodgovornost za stanje kadrovske politike i odluke koje će menadžer donositi na osnovu rezultata revizije.

Gdje i kako unajmiti revizore za provjeru osoblja

Ovu vrstu usluge uglavnom pružaju konsultantske kompanije i agencije za zapošljavanje koje su specijalizovane za kons alting i zapošljavanje za druga preduzeća. Takve organizacije postoje u gotovo svakom većem gradu. Svoje usluge najčešće oglašavaju u lokalnim reklamnim novinama i časopisima ili na posebnim reklamnim zidovima na internetu. Neki imaju službenu web stranicu kompanije.

Pri zapošljavanju sastavlja se ugovor između preduzeća i kompanije koja pruža usluge revizije osoblja, u kojem treba precizirati prava i obaveze stranaka i platiti uslugu. Obično se ugovorne strane sastaju nekoliko puta prije sklapanja ugovora, razgovarajući o nijansama i mogućim rizicima. Koje aktivnosti će se provoditi. Pregovara se o približnom planu rada (konsultantska kuća može čak dostaviti i prospekt za plan revizije ljudskih resursa).

Glavna prednost angažovanja specijalizovane organizacije treće strane da organizuje reviziju osoblja je nezavisnost revizije. Ako zaposlenik preduzeća, na ovaj ili onaj način, zavisi i od menadžera i od radne snage, onda eksterni revizor ima gotovo potpunu nezavisnost. Njegovo mišljenje se zasniva samo na uočenim činjenicama.

HR revizija je jedan od najlakših i najpristupačnijih načina za provjeru kadrovskog sistema organizacije iutvrditi postojeći ljudski potencijal preduzeća. Ovaj način provjere je sastavni dio upravljačkog računovodstva kompanije i treba ga redovno provoditi, bez obzira na finansijski rezultat njegovih aktivnosti.