Izvještaj o korporativnoj kartici: primjer. Računovodstvo korporativne bankovne kartice

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-01-17 18:43

U poslednje vreme, korporativno plaćanje karticama postalo je uobičajeno za većinu preduzeća. Ovi instrumenti plaćanja su jednostavni za korištenje.

Obračun korporativnih kartica je prilično jednostavan. Iskusni računovođe, po pravilu, nemaju problema sa evidentiranjem transakcija. Poteškoće mogu nastati prilikom sastavljanja izvještaja o korporativnoj kartici od strane zaposlenika kome je ona izdata. Zatim razmotrite karakteristike odraza transakcija.

Opće informacije

Korporativne kartice nazivaju se bankovne kartice, sredstva na kojima pripadaju organizaciji. Koriste se za plaćanje troškova zaposlenih u okviru svojih profesionalnih aktivnosti.

Poslovnom karticom moguće je platiti putne, poslovne, ugostiteljske troškove. Ovaj instrument plaćanja se ne koristi u lične svrhe zaposlene, kreditiranje njene zarade, kao ni socijalne naknade.

Pregledi

Postoje kreditne i obračunske (debitne) kartice. Korišćenjemzadnja uplata se vrši na teret sredstava koja se drže na računu preduzeća, odnosno prekoračenja.

Na kreditnim karticama, odnosno namirenja se vrše na teret pozajmljenih sredstava koje obezbjeđuje bankarska struktura.

Karakteristike operacije

Dopuna se vrši bankovnim transferom. Da biste to učinili, bankovnoj organizaciji se šalje nalog za plaćanje.

Sredstva se troše samo uz korištenje kartice. To mogu biti i obične bezgotovinske transakcije i podizanje gotovine.

Korporativne kartice ne podliježu limitima poravnanja koje postavlja Centralna banka za gotovinska plaćanja. U međuvremenu, bankarske organizacije, rukovodeći se preporukama Centralne banke, mogu odrediti limit za izdavanje. Na primjer, na korporativnoj kartici Sberbanke, maksimalni iznos je 100 hiljada rubalja dnevno.

Prednosti platnih instrumenata

Mogu se primijetiti sljedeće prednosti korištenja korporativnih kartica:

• Kontrola potrošnje zaposlenih. Prvo, sve transakcije će biti prikazane na računu kompanije. Drugo, generira se izvještaj o korporativnoj kartici, koji odražava sve troškove nastale za određeni period.
• Mogućnost korištenja sredstava u bilo kojem trenutku. Pristup novcu na računu je 24 sata dnevno.
• Brzo blokiranje kartice u slučaju problema.
• Mogućnost korištenja sredstava na službenim putovanjima u inostranstvo. Nema potrebe za kupovinom strane valute prilikom napuštanja Ruske Federacije. Istovremeno, iz Rusije je mogućepromptno dopuniti račun zaposlenog koji se nalazi u inostranstvu.
• Značajne uštede vremena prilikom rezervacije i plaćanja karata, hotelskih soba.

Obaveštenje Federalne poreske službe i fondova

Informacije o otvorenom računu moraju se poslati FOJ, VSS i poreskoj službi. Trenutno, obavještenje šalje sama bankarska organizacija koja opslužuje račun.

Obaveštenje se vrši u roku od 7 dana (radno).

Važne nijanse

Korporativne kartice za pravna lica izdaju se za određene zaposlene u preduzeću, odnosno registrovani su.

Odraz poslovanja u računovodstvu na korporativnim karticama se po pravilu vrši na posebnom računu.

Račun u banci se može otvoriti iu rubljama iu stranoj valuti. U ovom slučaju, u prvom slučaju, nema potrebe za otvaranjem dodatnog deviznog računa. Prema Uredbi Centralne banke broj 266-P, plaćanje korporativnom karticom može se vršiti i u valuti koja se razlikuje od valute računa. Prilikom prijema, na primjer, dolara, sistem banke će konvertirati potreban iznos (automatski pretvoriti rublje u dolare).

Namjene potrošnje

Regulatorni akti utvrđuju listu transakcija koje se mogu izvršiti u stranoj valuti korištenjem korporativne kartice:

• Prijem gotovine u stranoj valuti u inostranstvu Ruske Federacije za plaćanje gostoprimstva, putnih troškova.
• Plaćanje troškova (zastupnika/putovanja) u trgovinskim/uslužnim organizacijama u stranoj valuti van Rusije.

Druge operacije se smatraju nezakonitim. Praćenje usklađenosti sa listom vrši bankarska struktura.

Dokument lokalne organizacije

Preduzeće treba da razvije akt koji definiše osnovna pravila za korišćenje korporativnih kartica. Ovaj dokument mora biti instaliran:

• Lista transakcija i troškova koje je zaposleniku dozvoljeno.
• Ograničenja poravnanja.
• Procedura za podnošenje izvještaja o korporativnoj kartici.
• Informacija o nedopustivosti otkrivanja PIN koda trećim licima.
• Rok za uposlenika za podnošenje unaprijed izvještaja o korporativnoj kartici. U istom pasusu preporučljivo je navesti dokumente koji će potvrditi informacije.

Takođe:

• Krug zaposlenih koji imaju pravo na primanje korporativnih kartica određen je naredbom rukovodioca.
• Zaključujte ugovore o odgovornosti sa relevantnim zaposlenima.
• Zaposleni-vlasnici kartica treba da budu upoznati sa procedurom korišćenja potpisnih kartica.

Povrat i izdavanje platnih instrumenata vodi se u posebnoj knjizi.

Karakteristike refleksije

Obračun tekućeg računa se vodi u preduzeću na računu. 55. Otvara mu se podračun 55.4.

Ako račun ima minimalno stanje, preporučljivo je kreirati podračune drugog reda: "Minimalno stanje" i "Ograničenje plaćanja".

Ako je organizacija otvorila nekoliko računa (za svaku karticu), tada podračun 55.4 kreirasvakom od njih. Ukoliko se na jedan račun izda više kartica različitih zaposlenih koji vrše plaćanja u okviru opšteg limita, potrebu za vođenjem analitičke evidencije u kontekstu vlasnika utvrđuje preduzeće samostalno.

U slučajevima kada je korporativna kartica povezana sa jednim tekućim računom, preporučljivo je kreirati podračun na računu. 51 ili 52.

Računovodstvo

Pravila za evidentiranje transakcija su predstavljena u tabeli radi praktičnosti:

db	cd	Odredište	Potvrda
55.4	51	Prenos iznosa limita plaćanja i minimalnog stanja (u rubljama) sa računa preduzeća na račun kartice (rublja)	Nalog za plaćanje, bankovni izvod.
55.4	52	Prenos limita plaćanja i minimalnog stanja u stranoj valuti sa deviznog računa na korporativni.	Dokument za plaćanje, bankovni izvod.
55.4	67, 66	Prijem kreditnih sredstava na račun kartice na dan jednokratnog kreditiranja, ako je sklopljen odgovarajući ugovor sa bankarskom strukturom	Bankovni nalog, bankovni izvod.
55.4	66	Prijem kreditnih sredstava na karticuračun na dan uplate kreditnim sredstvima bankarske organizacije u nedostatku sopstvenog novca kompanije, ako je sa bankom potpisan ugovor o prekoračenju	Bankovni izvod, nalog.
91.2	51, 52	Plaćanje bankovnih naknada za izdavanje, izdavanje, servisiranje kartice	Izvod iz banke, računovodstveni izvod.
91.2	66	Obračun kamate na kredit koji daje korporativna kartica	Izvod iz banke, računovodstveni izvod.
66	51, 52	Transfer sredstava za otplatu kredita ili kamate na kredit primljen u vezi sa korištenjem kartice	Nalog za plaćanje (dokument), izvod iz banke.

Da bi se prikazala dopuna korporativne kartice u "1C" koristi se dokument "Otpis sa računa". Nalazi se u odeljku "Banka i blagajna".

Obračun obračuna

Postoje dvije opcije za evidentiranje transakcija: pojednostavljena i akademska. Njihove karakteristike su prikazane u tabelama.

Pojednostavljena metoda

db	cd	Odredište	Potvrda
71	55.4	Odraz količine rada plaćenog karticom,usluge, roba, kao i gotovina podignuta sa kartice u kontekstu vlasnika (zaposlenih prijava) na datum naveden u bankovnom izvodu	Izvod iz banke sa aplikacijom za dešifriranje za korporativne kartice.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 itd.	71	Odraz plaćenog materijala, radova, usluga, u skladu sa avansnim izvještajem koji je predao zaposleni sa priloženom pratećom dokumentacijom, na dan izvještaja.	Računi, karte, priznanice, čekovi, originalni listići, čekovi na bankomatima, itd.

Akademska verzija

db	cd	Odredište	Potvrda
10, 20, 26, 44 itd.	71	Odraz materijala, radova, usluga plaćenih korporativnom karticom, u skladu sa izvještajem sa pratećom dokumentacijom na dan podnošenja	Ulaznice, računi, originalni listići, terminalni računi, itd.
71	57	Odraz transakcije izvršene na kartici, ali nije evidentirana na bankovnom računu	Knjigovodstvena referenca.
57	55.4	Odraz iznosa plaćene robe, radova, usluga, gotovine podignute sa kartice, u kontekstu odgovornih lica na dan kada su prikazani na izvodu banke	Extractbanka s dešifriranjem karticama.

Ako se datum izvještaja o korporativnoj kartici poklopi sa danom kada je transakcija prikazana na bankovnom izvodu, transakcije se vrše prema prvoj opciji.

Dodatno, za obje opcije treba uzeti u obzir iznos štete:

db	cd	Odredište	Potvrda
73.2	55.4	Odraz iznosa materijalne štete uzrokovane nedostavljanjem prateće dokumentacije od strane zaposlenika ili u vezi sa korištenjem sredstava kartice za lične potrebe	Izvod iz banke, računovodstveni izvod.
50, 70	73.2	Naknada za štetu od strane zaposlenog putem blagajne preduzeća ili odbitkom od zarade	Računovodstveni izvod, nalog za prijem.

Izvještaj o korporativnoj kartici: primjer

Zaposleni koji je dobio sredstva za izvještaj mora dostaviti dokument koji opisuje sve nastale troškove. Uz njega su priloženi prateći papiri. Relevantna uputstva su utvrđena naredbom koju je odobrila Centralna banka.

Naredbom Državnog odbora za statistiku iz 2001. odobren je standardni obrazac izvještaja AO-1.

U obrascu, međutim, ne postoje redovi u kojima možete prikazati transakcije na korporativnim karticama. Postoje dva načina da popravite situaciju:

• Dopuniti standardni obrazac. Kako je utvrđeno u Naredbi, organizacijaima pravo da doda dodatne redove jedinstvenom obrascu.
• Razvijte sami obrazac. Jedinstveni obrasci od 01.01.2013. godine se ne smatraju obaveznim za preduzeća. Odgovarajuća odredba proizilazi iz saveznog zakona br. 402.

Razmotrimo primjer. Zaposleniku je izdata korporativna kartica Sberbanke, na kojoj je dostupno 50 hiljada rubalja. Dobio je instrukcije da kupi multifunkcionalni uređaj, čija cijena iznosi 110 hiljada rubalja. U skladu sa nalogom za plaćanje, na karticu je prebačeno 65 hiljada rubalja. Nakon kupovine uređaja, ispostavilo se da je stanje 5.000 rubalja.

Računovođa preduzeća dopunjuje standardni obrazac izvještaja sa nekoliko redova. Prije svega, pružene su kolone koje odražavaju iznose sredstava od datuma korištenja kartice:

• "Stanje na kartici". Ovaj red se popunjava ako zaposleni nije predao instrument plaćanja.
• "Issue card …". Ovaj red sadrži informacije da li je platni instrument izdat prije izvršenja zadatka.

Stanje na kartici je priznato kao 0 pod uslovima iz primera, pošto je kartica izdata zaposlenom pre nego što je zadatak završen. Red "Izdana kartica" označava njen broj i raspoloživi iznos.

Da bi se prikazala popuna sredstava, u izvještaj je dodana kolona "Nalog za plaćanje". Datum, broj dokumenta je naznačen ovdje.

Red "Ukupno" treba da sadrži iznos stanja na izdatoj kartici i iznos dodatnog transfera. Prema uslovima primjera, ukupno je 115hiljada RUB

Na poleđini izvještaja treba navesti dokumente kojim zaposlenik potvrđuje nastale troškove. Zaposleni mora navesti datum troška i iznos.

Podizanje gotovine

Prilikom izrade obrasca izvještaja potrebno je predvidjeti situaciju u kojoj zaposleni neće moći platiti usluge ili robu bankovnim transferom. U skladu s tim, zaposlenik će morati unovčiti potreban iznos.

Da bi se prikazale takve transakcije, dodaju se sljedeći redovi:

• "Povučeno sa kartice".
• "Potrošena gotovina".
• "Dodato na karticu preko terminala".
• "Stanje gotovine".

Sve transakcije sa sredstvima su prikazane na prednjoj strani izvještaja.

Potvrda o prijemu dokumenta

Odgovorni zaposlenik mora podnijeti izvještaj računovođi ili šefu preduzeća. Nakon toga, dokument se provjerava, a zatim odobrava direktor organizacije.

Roba, usluge koje je kupio zaposlenik se kreditiraju. Zaposleni dobija potvrdu o prihvatanju izveštaja - donji deo obrasca. Ako nije dostavljen u obliku koji je razvilo preduzeće, račun se sastavlja u proizvoljnom obliku.

Odobrenje obrasca

Prema opštim pravilima, direktor mora odobriti obrazac koji je samostalno izradilo preduzeće. Takav zahtjev je utvrđen u Federalnom zakonu br. 402. Isti zahtjev se primjenjuje ako organizacija koristi jedinstveni obrazac.

Obično uzorciobrasci primarnih dokumenata dati su u prilozima naredbe o davanju saglasnosti na računovodstvenu politiku.

Otvaranje računa

Za kreiranje naloga sa korporativnim karticama, kompaniji će prvo biti potrebna dokumenta neophodna za otvaranje redovnog računa. Osim toga, morate napisati zahtjev, čiji obrazac daje banka. Napisano je za svakog zaposlenog-držaoca kartice. U prilogu su i dokumenti kojima se identifikuju relevantni zaposleni. Ovo se posebno odnosi na pasoš, kao i dokumente koji potvrđuju radne odnose sa preduzećem (kopija ugovora). Banka može tražiti i druge papire ako je potrebno.