Stablo ciljeva organizacije: formiranje, šema

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Danas postoji alat za planiranje koji se zove stablo ciljeva. Primjeri i načini da se to izgradi za organizaciju bit će razmotreni u ovom članku.

Svaka aktivnost počinje planiranjem. Da biste nešto uradili, prvo morate imati određeni akcijski model.

Kompetentno planiranje aktivnosti organizacije je više od polovine uspjeha cjelokupnog poslovanja.

Opći koncept pojma

Skoro svako može objasniti ovaj koncept. Cilj je željeni rezultat koji organizacija planira postići tokom svojih aktivnosti. Svako preduzeće koje želi da bude uspešno u poslovanju treba da teži tome da to i postigne. Postavljeni ciljevi ne služe samo kao mjerilo za aktivnosti organizacije, već se koriste i za postavljanje njenih standarda i procjenu učinka.

Često postavljanje ciljeva za postizanje onoga što je zamišljeno zasniva se na pretpostavkama o mogućem budućem razvoju, tako da se realnost njihove implementacije i adekvatnost zasnivaju na tačnostihipoteze.

Ciljevi imaju rok. Što je veća, to je veća neizvjesnost moguće budućnosti. Shodno tome, ciljevi sa dužim unapred određenim periodom postavljaju se u opštijem obliku.

Najopćenitija izjava koja opravdava nastanak i djelovanje organizacije naziva se misija.

Šta je strategija

Uspješne kompanije stavljaju veliki naglasak na strategiju. Ovo je master plan za realizaciju određenih zadataka koji određuju njihovu važnost za organizaciju.

Drugim riječima, strategija je lanac ciljeva koji vodi do određenog planiranog ishoda događaja.

Koja je misija

Ovaj izraz se koristi u raznim oblastima - medicinskim, vjerskim i drugim. Misija organizacije je filozofsko opravdanje aktivnosti kompanije, njena ideološka komponenta, ideal kome kompanija treba da teži tokom svog postojanja.

Glavne komponente misije organizacije:

• Fokusirano na kupca.
• Istinitost. Misija mora biti iskreno izražena, bez dvosmislenih tumačenja, a takođe mora odgovarati stvarnom stanju stvari.
• Jedinstvenost. Misija treba da bude nešto što vašu kompaniju čini jedinstvenom, što je razlikuje od konkurenata.

Ako misija postavlja opće smjernice za sve aktivnosti organizacije, onda je cilj univerzalniji i specifičniji.

Principi formulacije

Prilikom formulisanja cilja važno je pridržavati se sljedećih principa:

• Specifičan. Potrebno je što jasnije i preciznije formulisati ciljeve kako bi svi shvatili šta je u pitanju.
• Merljivost. To je prilika da se kvantifikuje da li je rezultat postignut. to se radi upoređivanjem sa prethodno navedenim ciljem. Možete ga mjeriti prema kriterijima kao što su broj pozitivnih recenzija, omjer, učestalost onoga što se dešava, vrijeme, prosjek itd.
• Dostupno. Cilj treba da bude u skladu sa trenutnim mogućnostima kompanije.
• Značaj. Cilj ne bi trebao biti u suprotnosti sa misijom, kao ni sa drugim težnjama organizacije.

Principi upravljanja organizacijom

Upravljanje se zasniva na sljedećim principima:

• Razvijanje ciljeva do nivoa svakog pojedinačnog zaposlenog. Istovremeno, planovi zaposlenih i organizacija ne bi trebali biti u suprotnosti jedni s drugima.
• Sinhronizacija i prilagođavanje ciljeva zaposlenih u srednjim fazama procjene.
• Interakcija između menadžera i zaposlenog u formulisanju ciljeva, njihovoj koordinaciji.
• Redovno ocjenjivanje rada i povratne informacije zaposlenih.

Metode postavljanja ciljeva u organizaciji

Planiranje u bilo kojoj kompaniji može biti centralizovano i decentralizovano.

• Decentralizovano planiranje je postavljanje ciljeva od strane svake strukturne jedinice kompanije posebno.
• Centralizovano planiranje aktivnosti u organizaciji podrazumeva postojanje centralnog organa ilimatična kompanija koja direktivno postavlja ciljeve svojim podređenim kompanijama. Svi resursi za rješavanje postavljenih zadataka također su raspoređeni centralno.

Vrste ciljeva

Mogu se uslovno podijeliti na strateške i taktičke.

• Strateški - to su oni čije postizanje će dovesti organizaciju na novi finansijski ili strukturni nivo. Klasični primjeri strateških ciljeva su: inovacija i akciono planiranje, zauzimanje određenog tržišnog udjela. Međutim, svaka organizacija ima svoju strategiju.
• Taktički - to su oni koji odražavaju određene faze postizanja strateških. Oni su operativni (ciljevi za određeni vremenski period, kvartal, godinu i tako dalje).

Takođe, svi ciljevi se mogu podijeliti na jednostavne i složene. Jednostavni se izvode u jednom koraku. Kompleksni podrazumevaju čitav niz aktivnosti za njihovu realizaciju. U zavisnosti od složenosti i fokusa zadataka, gradi se hijerarhija ciljeva.

Takođe su kratkoročni, srednjoročni i dugoročni. Zavisi od navedenog roka.

• Kratkoročni - to su oni ciljevi koji se ostvaruju u periodu do jedne godine. Oni zahtijevaju maksimalnu specifičnost i jasnoću teksta.
• Srednjoročni - ovo su ciljevi čija je realizacija planirana od jedne do pet godina.
• Dugoročno - za čiju implementaciju je potrebno više od pet godina.

Takođe mogu biti:

• Operativna - obavlja se redovno tokom dužeg vremenavrijeme.
• Dizajn - izveden jednokratno.

Da bi se pravilno izgradila struktura i hijerarhija ciljeva, u zavisnosti od njihove hitnosti i značaja za kompaniju, često se koristi metoda stabla ciljeva. Ovaj pristup je jedan od najefikasnijih alata za planiranje zadataka.

Šta je drvo ciljeva

Ovaj termin se pojavio ne tako davno, tako da nisu svi upoznati s njegovom suštinom. Stablo ciljeva organizacije je hijerarhijska struktura svih ciljeva organizacije, prikazanih kao grafikon ili tabela.

Za implementaciju strateških planova kompanije mogu se koristiti i operativni i projektni ciljevi različitih nivoa.

Metoda stabla ciljeva podrazumijeva takvu podelu strateških zadataka organizacije na jednostavnije, tako da niži zadatak, koji se implementira, postaje oruđe za implementaciju višeg. Istovremeno, svaki važan zadatak je podijeljen na nekoliko jednostavnijih kako bi se postiglo maksimalno pojednostavljenje strukture.

Kako napraviti drvo ciljeva

Razmotrimo detaljnije algoritam za formiranje stabla ciljeva organizacije.

• Prvo, utvrđuje se glavni strateški cilj organizacije. Formulisan je u jednoj ili dve rečenice i trebalo bi da objasni šta bi na kraju trebalo da se desi.
• Tada se cilj dekomponuje - deli se na jednostavnije zadatke, čija će implementacija zajedno dovesti do njegovog ostvarenja. Ovaj proces bi trebaoispuniti sljedeće zahtjeve:

-podjela mora biti potpuna, nijedna komponenta ne smije biti propuštena;

-podjela mora biti isključiva. Nijedan jednostavan zadatak ne može sadržavati drugi;

-podjela mora imati zajedničku osnovu za sve jednostavne probleme.

-podjela bi trebala biti ujednačena. Svaki nivo mora biti sastavljen od zadataka iste skale i značaja.

• Ograničenja koja se primjenjuju na svaku konkretnu organizaciju se formiraju.
• Analiza opcija za svaki zadatak. Bilo koji od njih se može izvesti na različite načine. Analiziraju se sve moguće opcije implementacije i odabiru one najoptimalnije.
• Dalje se konstruišu zadaci i funkcije za zaposlene i odjele.

Dijagram stabla ciljeva

Kao što znate, informacije se uvijek bolje percipiraju vizualno. Stoga je stablo ciljeva organizacije prikazano u obliku tabele ili slojevitog dijagrama, gdje je najviši nivo glavni cilj organizacije.

Sljedeći podnivo će biti ti ciljevi, čija će implementacija dovesti do postizanja glavnog.

Slijede ciljevi koji će dovesti do implementacije onih na višem nivou. Svaki od njih je podložan dekompoziciji sve dok ima logičkog smisla. Broj nivoa u stablu ciljeva zavisi od složenosti i veličine organizacije.

Što je veće preduzeće, složenija je njegova struktura, više nivoa dekompozicije će biti u stablu. Dakle, hijerarhija ciljeva organizacije je direktno povezana sa njenom strukturom ikarakteristike.

Radi jasnoće, cijeli dijagram bi trebao biti prikazan na jednom listu.

Dok čitate dijagram, trebalo bi da bude jasno kako postići bilo koji od predstavljenih ciljeva, i glavnih i jednostavnih.

Jasnoća razumijevanja kako postići postavljene ciljeve je kriterij za ocjenu stabla u smislu njegove podobnosti za dalji rad.

Funkcije stabla ciljeva

Detaljna, vizuelno prikazana šema svih ciljeva neophodna je ne samo za velike kompanije u kojima postoji mnogo odeljenja, zaposlenih i zadataka.

Stablo ciljeva organizacije pojednostavljuje svaku aktivnost, služi kao vodič u svim mogućim izborima, čini da imate na umu sve neophodne elemente poslovanja.

Drvo ciljeva na primjeru hotela

Misija ove ustanove je da gostima grada pruži kvalitetan smještaj u atmosferi udobnosti, udobnosti i lakoće.

Svi hoteli nastoje maksimizirati profit.

Drvo ciljeva malog hotela može se izgraditi na sljedeći način:

Ciljani nivo	Opis
Glavni cilj	Dobijanje najveće moguće zarade
Glavni ciljevi	Poboljšajte kvalitet usluge				Proširivanje spektra mogućih usluga			Uvod u oglašavanje i marketing
Podciljevi prvog nivoa	Poboljšajte kvalitet proizvodnog procesa		Poboljšajte interakciju sa osobljem		Uslugekonferencije i banketi		Pružanje ugostiteljskih usluga	Oglašavanje i privlačenje novih kupaca		Povećanje lojalnosti kupaca
Podciljevi drugog nivoa	Kupovina nove opreme za efikasnije održavanje kuće	Kreiranje CRM - sistema za ubrzano rezervaciju i uslugu	Obuka osoblja	Novi sistem motivacije osoblja	Dodjela i renoviranje sobe za sastanke	Kreiranje konferencijske sobe	Kafić ili restoran na lokaciji	Internet oglašavanje	Distribucija komercijalnih ponuda za poslovna putovanja zaposlenih u organizacije	Klubske kartice za redovne kupce sa bonusima i popustima

Istovremeno se pravi lista zadataka i resursa za njihovu implementaciju za svaki cilj drugog nivoa.

Na primjer, da dodijelite sobu za sastanke i popravite je, kreira se sljedeća lista zadataka:

Uslov - mora postojati slobodna soba u prostorijama hotela ili mogućnost da se jedna od soba oslobodi i pretvori. Istovremeno, takva inovacija mora biti finansijski izvodljiva. Dakle, zadaci će biti:

1. Izračunajte mogući profit od posedovanja sobe za sastanke.
2. Izračunajte troškove popravki.
3. Dogovorite se sa timom za popravku i postavite potrebni vremenski okvir.
4. Organizirajte pregovore za klijente.

Namjena restorana ili kafića na teritoriji hotela je manje specifična, trebalo bi je dalje raščlaniti naviše nivoa. Zašto to nismo uradili?

Činjenica je da je otvaranje ugostiteljske jedinice veoma težak zadatak. To je praktično povezano sa otvaranjem drugog biznisa. Stoga su najprije napisani svi mogući načini realizacije ovog cilja. Obično ima dvije alternative:

• Poziv za saradnju sa partnerom ugostiteljem.
• Otvaranje restorana od strane osnivača hotela.

Na osnovu omjera koristi i rizika, bira se jedan put. Na osnovu toga se sastavlja novo stablo ciljeva za otvaranje restorana na teritoriji hotela.