Ciljevi i odgovornosti odjela nabave

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Zašto nam je potreban odjel za nabavku? U svakoj organizaciji ovo odjeljenje je zastupljeno u ovom ili onom obliku. A njegov rad direktno utiče na efikasnost cijele organizacije u cjelini. Pogledajmo pobliže kako rad odjela utiče na rezultate organizacije.

Ciljevi odjela

Odjel nabavke je odjel koji je specijaliziran za kupovinu robe od dobavljača po najpovoljnijim uslovima za kompaniju.

Rad odjela ima direktan uticaj na sve aktivnosti kompanije. Za asortiman, za prodaju, popunjenost magacina, dostupnost potrebne robe, efektivno korišćenje obrtnih sredstava.

Ciljevi kupovine mogu se rangirati na osnovu globalnih ciljeva kompanije, ali ukupna lista često izgleda otprilike ovako:

• odredite potrebe kompanije za određenim proizvodom;
• kupite robu po najboljoj mogućoj cijeni;
• promovirajte visok promet;
• kreirajte uslove za prijem robe na vrijeme;



• procjenikvalitet proizvoda i kupovina najvišeg kvaliteta;
• održavati odnos sa dobavljačem ili dobavljačima;
• efikasno radite sa ostatkom kompanije;
• Efektivno pratite kupljenu robu;
• pratite promet i ostvarite maksimalnu korist za kompaniju.

Glavne funkcije

U različitim organizacijama, funkcije odjela nabavke mogu se značajno razlikovati jedna od druge. Ipak, postoje funkcije i odgovornosti koje će karakterizirati odjel u gotovo svakoj kompaniji:

• Nadzor tržišta dobavljača;
• praćenje dostupnosti robe na zalihama;
• blagovremeno dopunjavanje asortimana;
• tražite najbolje dobavljače i cijene;
• pregovori sa dobavljačima;
• kontrola dostave i transporta tereta;



• prijem robe;
• kontrola kvaliteta kupljene robe;
• pritužbe, ako je potrebno.

Dodatne funkcije odjela nabave, koje mogu i ne moraju biti prisutne u organizaciji - ovisno o njenim specifičnostima i strukturi:

• upravljanje asortimanom;
• prikupljanje informacija o konkurentima;
• uključivanje dobavljača u marketinšku organizaciju.

Struktura

Struktura nabavnog odjela se gradi u zavisnosti od:

• veličina organizacije;
• industrije;
• broj jedinica asortimana u prometu;
• broj dobavljača;
• njihova geografska lokacija.

U zavisnosti od tipa organizacije, odjelom nabavke može se upravljati centralno ili regionalno.

Po pravilu, ovo je matrična struktura koju čine šef (šef, direktor) odjeljenja nabavke i menadžeri (specijalisti) za nabavke.

Prosječan broj artikala ili kategorija po menadžeru je oko 7, ali može varirati u zavisnosti od obima proizvodnje ili prometa.

Dužnosti odjela i njegovih zaposlenika

Za efikasan rad odjela nabave neophodna je jasna raspodjela odgovornosti odjela nabave između njegovih zaposlenika.

Glavna odgovornost šefa odjela je osigurati kontinuitet i stabilnost snabdijevanja potrebnom robom optimizacijom rada odjela i koordinacijom aktivnosti zaposlenih. Takođe, rukovodilac nabavke mora imati predstavu o svim zaključenim ugovorima i kategorijama kako bi organizovao i nastavio delotvoran rad odeljenja iu odsustvu nekog od zaposlenih.

Dužnosti menadžera nabavke ili običnih stručnjaka odjela uključuju organiziranje isporuke robe, praćenje transporta tereta, kontrolu plaćanja kupljenih lotova i planiranje kupovine.

Efikasan model će biti u kojem svaki kupac ima svoju oblast odgovornosti, koja se sastoji od liste artikala ili kategorija proizvoda.

Zahtjevi za zaposlenike

S obzirom na odgovornosti zaposlenih i funkcije odjela, možete napraviti listu zahtjeva zaidealan kandidat za poziciju kupca.

Zaposleni u odjelu nabave trebaju imati sljedeće vještine, znanja i lične kvalitete:

• Mogućnost analize informacija. Izbor dobavljača treba da se zasniva na mnogim kriterijumima. Ovo je najbolja cijena, i geografska prednost, i usklađenost logistike kompanije dobavljača i vaše organizacije.
• Poznavanje principa određivanja cijena.
• Poznavanje pravnog okvira za nabavke.
• Mogućnost sastavljanja i sklapanja ugovora.
• Mogućnost pregovaranja. Ponekad je veoma važno sastaviti pojedinačne uslove sa dobavljačem za vašu kompaniju. Smanjenje cijene dobavljača ili korištenje resursa dobavljača za promocije, obuka osoblja za specifične proizvode, rate proizvoda i sistemi naknadnog plaćanja mogu poslužiti kao dobra konkurentska prednost među sličnim kompanijama.
• Mogućnost održavanja poslovnih odnosa.
• Mogućnost planiranja vaših aktivnosti.

Motivacija kupaca i menadžera nabavke

Sistem motivacije odjela nabavke treba biti izgrađen na način da zaposleni radi maksimalno efikasno. Ali u isto vrijeme, ne treba postavljati suprotstavljene zahtjeve i zahtjeve koji prevazilaze mogućnosti zaposlenika.

Za implementaciju mjesečnog sistema motivacije potrebno je:

• Kreirajte KPI model za odjel. To su pokazatelji kao što su ispunjenost plana nabavke, koeficijent prometa, isplativost prodajerobe, prisustvo i odsustvo ustajale robe.
• Kreirajte model ključnih indikatora učinka za svakog zaposlenog na osnovu kriterija kao što su delta cijena organizacije u odnosu na konkurente, dostupnost traženog proizvoda, kvalitet kupljenog proizvoda, lansiranje novih brendova, pojedinac uslovi dobavljača i više.
• Na osnovu KPI modela izračunava se premija. Štaviše, efektivno će biti isplatiti bonus koji se sastoji od dva dijela: bonusa za učinak odjela i bonusa za lično ispunjenje planova.

U isto vrijeme, svaki KPI kriterij mora imati svojstva kao što su:

• mjerljivost;
• transparentnost;
• kriterijum planiranja treba kreirati uzimajući u obzir tržišne trendove.

Odnosno, kupac može po želji samostalno izračunati iznos svoje premije.

Bonus šefa odjela može se zasnivati na pokazateljima cijelog odjela, a može uključivati i pokazatelje učinka svakog zaposlenika pojedinačno.

U isto vrijeme, bonus dio običnog radnika odjeljenja nabavke trebao bi iznositi oko 50% ukupne plate, a bonus šefa odjeljenja oko 30-40%. Ostatak je plata, jer se ne mogu svi pokazatelji uspješnosti odjela vezati za aktivnosti određenog zaposlenika.

Da li prodaja spada u odgovornost kupca

U izračunima KPI odjela nabave, možete koristiti takav kriterij kao što je promet kupljene robe - odnos prodaje i imovine.

Izgleda da bi kupac trebaobavi se samo kupovinom robe, ali ipak kvalitet kupljene robe, njena cjenovna atraktivnost za krajnjeg potrošača ili klijenta kompanije značajno utiče na realizaciju plana prodaje.

Stoga, količina i kvalitet prodaje upola zavisi od dobro obavljene kupovine.

Mjesto odjela nabave u strukturi organizacije

Zadatke koje rješava odjel nabave, u skladu sa savremenim marketinškim trendovima, treba rješavati ovim redoslijedom:

• Prvo se gradi prodajna strategija (gotov proizvod ili kupljena roba).
• Tada, ako je odjel nabave u preduzeću, odlučuje se o strategiji proizvodnje.
• I tek tada se razvija strategija nabavke potrebne robe, sirovina ili komponenti.

Šef nabavke često odgovara direktno izvršnom direktoru kompanije.

Također mora postojati efikasna komunikacija između odjela nabavke i odjela marketinga i prodaje. Bez toga, mnogi napori da se stvori odjel nabave, poboljša njegova struktura i motivacija ostaće bez odgovarajućeg rezultata.

Ako je sistem upravljanja kategorijama implementiran u holdingu ili organizaciji, tada kupac mora raditi u saradnji sa menadžerom kategorije. Istovremeno, potrebno je razgraničiti područje odgovornosti svakog specijaliste kako bi sistem motivacije ostao transparentan i svima razumljiv.