Uzorak tipičnog opisa posla za arhivista

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Pozicija uposlenika u arhivi naziva se arhivar. Glavni zadatak specijaliste u ovoj oblasti je da uspostavi rad samog arhiva i cirkulaciju dokumentacije u njemu. Takvi stručnjaci su potrebni svuda gde postoji veliki promet službenih papira, posebno u organizacijama koje se odnose na osiguranje, finansije, a posebno u državnim preduzećima. Glavni dokument na koji se novi zaposleni mora pozvati je opis posla arhivara.

Opšte odredbe

Samo šef preduzeća može prihvatiti ili otpustiti arhivista. I prije svega, mora se pozvati na važeće zakonodavstvo zemlje. U uputstvu mora biti naznačena osoba koja je neposredni rukovodilac specijaliste na ovoj poziciji.

Da bi radila kao arhivista, osoba mora steći početno stručno obrazovanje, a zatim može biti primljena na poziciju i bez iskustva u ovoj oblasti. Postoji opcija daosoba sa srednjim ili opštim obrazovanjem će dobiti posao, ali tada mora proći posebnu obuku u ovom pravcu. Iskustvo nije potrebno za ovu poziciju.

Šta trebate znati

Opis posla arhiviste preduzeća sugeriše da zaposleni mora imati određena znanja: dužan je da prouči propise, uputstva i čitav spisak pravnih dokumenata koji se odnose na vođenje arhiva u ovoj organizaciji. Osim toga, mora znati kako čuvati, koristiti dokumente, kao i po kojim standardima se prihvataju i predaju. Njegovo znanje trebalo bi da uključuje jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada. Osim toga, mora razumjeti kako se sastavljaju opisi sačuvanih dokumenata, koji od njih treba trajno, a koji samo privremeno, te sačiniti akte o njihovom uništenju.

Opis posla pomoćnog arhivara podrazumijeva da on mora znati kako se arhiviraju dosijei, po kojim pravilima se pripremaju za naknadnu upotrebu i čuvanje, kako se vode evidencija i pripremaju izvještaji u preduzeću. Ova osoba mora razumjeti strukturu preduzeća u kojem radi, kao i pravila korištenja opreme i svih tehničkih sredstava potrebnih za obavljanje poslova u arhivi. Osim toga, mora poznavati sva interna pravila i zakone organizacije, uključujući zaštitu rada, sigurnost od požara, rutinu i tako dalje.

Odgovornosti

Opis posla arhivista budžetske institucijepretpostavlja da mora obavljati određene funkcije: obavljanje poslova vezanih za arhivsku djelatnost, čuvanje dokumentacije koja ulazi u arhivu, evidentiranje ulaznih dokumenata, izradu nomenklature i provjeru ispravnosti vođenja predmeta prije predaje. u arhivu. Ako postoji takva potreba, on šifrira skladišne jedinice, organizira smještaj predmeta i upisuje ih u registar.

Opis posla arhivara zdravstvene ustanove sugeriše da on mora pripremiti zbirne opise pohranjene dokumentacije, distribuirati je u privremene i trajne jedinice. Mora voditi evidenciju i promptno uništavati dokumente kojima je već istekao rok trajanja, te razviti sistem po kojem će se moći brzo i jednostavno pronaći željeni dokument.

Ostale funkcije

Osim toga, njegove službene dužnosti zahtijevaju njegovo prisustvo prilikom ispitivanja vrijednosti dokumenata za nauku i ne samo. On mora osigurati da dokumenti ostanu netaknuti, ako je potrebno, obaviti restauratorske radove s njima. Ovaj stručnjak takođe osigurava da arhiva ima sve potrebne uslove za normalno skladištenje dokumenata.

Arhivar mora pratiti primjenu pravila zaštite od požara, kao i koristiti savremena tehnička sredstva za rad sa dokumentima. Obavezuje se na zahtev zaposlenih i posetilaca organizacijeizdaju kopije ili originale arhivske dokumentacije, izrađuju potvrde na osnovu podataka dostupnih u arhivi i pripremaju izvještaje o svom radu.

Prava

Opis posla medicinskog arhivista sugerira da on ima određena prava. Može tražiti i primati dokumente koji se odnose na njegove radne aktivnosti. Ako je potrebno, može sarađivati sa stručnjacima iz drugih odjela poduzeća ili iz drugih organizacija, ako će mu to pomoći u rješavanju njegovih nadležnih pitanja. Ako postoji takva potreba, može zastupati interese svoje kompanije u drugim organizacijama po svim pitanjima koja se direktno odnose na rad arhiva.

Odgovornost

Opis posla arhivista pretpostavlja da je on odgovoran za neispunjavanje svojih dužnosti i nekvalitetan rad, za davanje lažnih ili iskrivljenih podataka o obavljenim zadacima, za odbijanje da ispuni naređenja svojih pretpostavljenih.

Osim toga, odgovoran je za situacije u kojima su uočeni prekršaji, povrede sigurnosti ili druge radnje koje ugrožavaju normalan rad preduzeća, a zaposleni ih nije prijavio i nije preduzeo nikakve mjere za otklanjanje problema. Za kršenje normi radne discipline odgovoran je arhivar.

Uslovi rada

Opis posla arhiviste sugeriše da rukovodstvo organizacije treba da odredi sate njegovog rada u skladu sa radnom snagomzakonodavstvo. Ako je potrebno, kompanija mu mora obezbijediti radno mjesto koje uzima u obzir sve norme i standarde, kao i sve što je potrebno za službena putovanja, uključujući i lokalna. Takođe ima pravo potpisivanja dokumenata iz svoje nadležnosti.

Zaključak

Glavni dokument na koji se specijalista primljen na ovu poziciju treba osloniti je opis posla arhivista. Bez obzira u kojoj organizaciji radi, prava, odgovornosti, funkcije i znanja su praktično isti i mogu varirati u zavisnosti od potreba određenog preduzeća i od toga koje zadatke rukovodstvo dodeljuje svojim zaposlenima.

Takav rad zahteva pažnju, upornost, poznavanje pravila bezbednosti važnih papira, poznavanje procene vrednosti određenih dokumenata, kao i sposobnost sistematizacije, brzog pronalaženja i šifrovanja dokumenata. Takođe bitan faktor je rad sa ljudima, jer profesija arhivista podrazumeva izdavanje i prijem različite dokumentacije, proveru ispravnosti njenog sastavljanja i autentičnosti. Samo pažljiva osoba koja je spremna da radi sa velikom količinom informacija i predstavlja interese kompanije u drugim organizacijama moći će korektno i pouzdano obavljati radne obaveze na ovoj poziciji.