Zadaci i funkcije finansijskog odjela preduzeća

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Upravljanje preduzećem je teško, a jedan lider to ne može. Iz tog razloga se stvaraju brojni odjeli, a jedan od najvažnijih je finansijski. Možemo reći da je on srce cijele organizacije. Razmotrimo ciljeve i funkcije finansijskog odjela detaljnije.

Šta on radi?

Svako odjeljenje ima posebne odgovornosti, što se tiče odjela za finansije, one su sljedeće:

1. Finansijska kontrola. Ovo je najvažnija karakteristika. Zaposleni prate realizaciju planova, kao i njihovo formiranje. Finansijsko odjeljenje ne treba da se bavi samo analizom i računovodstvom, već i kontrolira izvođenje poslovnih procesa u organizaciji.
2. Upravljanje novcem. Druga funkcija odeljenja je upravljanje finansijama preduzeća. Osim toga, ovo uključuje praćenje statusa međusobnih obračuna i kreiranje kalendara plaćanja. Ove odgovornosti ne treba potcjenjivati, jer su oni glavni oslonac odjela finansija.
3. Porezno i računovodstvo i njihova organizacija. Ne treba ništa objašnjavati i to je torazumjeti.

Važno je napomenuti da neke funkcije mogu biti slične dužnostima glavnog računovođe, ali to nije sasvim tačno. Morate jasno razlikovati između njih.

Razlike

Glavni računovođa je odgovoran za vođenje poreskog i regulisanog računovodstva, koje je u potpunosti usklađeno sa zahtjevima zakona. On je dužan da blagovremeno generiše poreske i računovodstvene izveštaje, koji odražavaju činjenice o privrednim aktivnostima organizacije u računovodstvenim registrima.

Funkcije finansijskog i ekonomskog odjela, odnosno njegovog šefa su da planira aktivnosti kompanije, finansijske rezultate. Štaviše, načelnik mora osigurati da njegovi postupci nisu u suprotnosti sa zakonodavstvom naše zemlje, koje se stalno mijenja. Direktna odgovornost finansijskog direktora organizacije je poresko planiranje.

Kako su glavni računovođa i finansijski direktor u interakciji, jer su im dužnosti slične? Na ovo ozbiljno pitanje ne može se odgovoriti tako brzo. Računovođa, prema Zakonu o računovodstvu, mora da sluša generalnog direktora preduzeća, ali je i on uključen u oblast odgovornosti finansijskog direktora, što znači da mora da poštuje njegove naloge. Vjerni će se povinovati i jednom i drugom.

Inače, najčešće dužnosti odjela ne ograničavaju zadatke sa kojima se direktor službe suočava.

Concept

Već smo primetili da su funkcije finansijskog i ekonomskog odeljenja veoma opsežne, ali još uvek nismo definisali ovaj deo. U stvari, sve je jednostavno. FEO je strukturna formacija kojabavi se izvršavanjem upravljačkih funkcija u organizaciji.

Na broj zaposlenih u cijelom preduzeću, a posebno u finansijskom odjelu, utiče priroda aktivnosti koje se obavljaju, kao i pravni oblik.

Finansijski promet, broj platnih dokumenata za obračune sa partnerima zavise od obima proizvodnje i prirode aktivnosti organizacije. Ovo uključuje dobavljače, kupce, zajmodavce, privatne banke i sam budžet. Broj i sastav zaposlenih u FEO-u zavisi od toga koliko su velike gotovinske transakcije.

U prethodnim paragrafima smo već spomenuli da odjel finansijske kontrole planira budžet. Osim toga, obavlja analitičke i operativne aktivnosti.

O finansijama

Šta treba shvatiti kao budžet studijskog odsjeka? Stručnjaci napominju da je u ovom slučaju riječ o:

1. O analizi potreba kompanije za prometom.
2. O planiranju kredita i finansija. Svi potrebni troškovi se moraju uzeti u obzir.
3. O utvrđivanju mogućnosti za finansiranje rada organizacije.
4. O učešću u izradi poslovnog plana.
5. O razvoju projekata kapitalnih investicija, s obzirom na sve karakteristike.
6. O dizajniranju gotovinskih planova.
7. O učešću u planiranju i implementaciji proizvoda organizacije.
8. O analizi profitabilnosti i povezanim troškovima.

Dakle, budžet je cjelokupni novčani tok koji proizvodi odjel.

Operativni rad

Odjel finansijske kontroleradi u ovom pravcu. Služba se prvenstveno bavi obavljanjem različitih poslova. Među njima:

1. Osigurajte dopunu budžeta putem plaćanja u zadato vrijeme. Ovo uključuje i kontrolu plaćanja po kreditima – i dugoročnih i kratkoročnih, isplatu plata zaposlenima na vrijeme, sve gotovinske transakcije.
2. Plaćanje dobavljačima za rad ili robu.
3. Pokriće za troškove uključene u planove.
4. Obrada kredita po ugovorima.
5. Dnevna kontrola prodaje proizvoda, profita od njih i drugih izvora prihoda za organizaciju.
6. Kontrola nad implementacijom zahtjeva materijalnog plana i cjelokupne materijalne situacije u organizaciji.

Ali funkcije finansijskog i ekonomskog odjela se tu ne završavaju.

Kontrolni i analitički rad

Gore je već rečeno da FEO stalno prati gotovinske primitke. Ova dužnost se smatra jednom od glavnih funkcija finansijskog i ekonomskog odjela. Ali nije jedini, jednako je važno izračunati izvodljivost korištenja budžeta kompanije i pozajmljenih sredstava. Potonji uključuju bankarske kredite.

Ranije su sve FEO dužnosti obavljali računovođe. Ali vremenom su svi postali odgovorni za svoje projekte. To se dogodilo jer je odjel koji se proučavao imao više zadataka, što znači da je došlo vrijeme da se odvoji u samostalnu službu. Više zadataka je postalo nakon pojavljivanja neprofitnih organizacija i različitih organizaciono-pravnih oblikapotonje. Oznaka je ostavila i činjenica da su objekti državne i opštinske svojine počeli da prelaze u privatne ruke, a intenzivirao se rast samostalnosti subjekata.

Ako je kompanija mala, tada računovođa preuzima funkcije finansijskog odjela organizacije. To je zbog činjenice da u preduzeću ima malo zaposlenih i da je promet sredstava mali. Ali kada je u pitanju velika organizacija ili otvoreno ili zatvoreno akcionarsko društvo, funkcije odjela obavlja sama služba. To je zbog velikog obrta sredstava i brojnih zaposlenih.

Finansijski menadžment

Često možete čuti ovaj izraz, ali nije uvijek jasno o čemu se radi. To se zove upravljanje svim profitima i rashodima. Neophodno je da se sredstvima iz budžeta preduzeća i privučenim spolja na najefikasniji način poveća profit organizacije.

Funkcije finansijskog odeljenja preduzeća obuhvataju analizu izveštaja o nekoliko indikatora, a istovremeno i sistem za predviđanje budućih prihoda. FM razvija najprofitabilniju strategiju i taktiku za rješavanje novčanih problema. Zbog toga je finansijska služba preduzeća neophodna.

Dužnosti finansijskog odeljenja preduzeća su veoma raznovrsne, kao što ste već videli. Ali usluga je stvorena prvenstveno kako bi se osiguralo da organizacija prosperira i da njen profit raste.

Šta je finansijski rad?

Funkcije i zadaci FEO-a su usko isprepleteni, te stoga menadžment organizacije povjerava zaposlenima u službi:

1. Finansiranje poslovnih aktivnosti.
2. Racionalno planiranje i korištenje budžetskih sredstava preduzeća i pozajmljenog novca.
3. Održavanje partnerstva sa privrednim i finansijskim i kreditnim subjektima.
4. Osiguravanje prijema budžeta na vrijeme, odbitaka bankama, plaćanja zaposlenih i dobavljača.

Da rezimiramo, ispada da se finansijska služba bavi cirkulacijom finansija, pri čemu striktno planira gdje će potrošiti sredstva. Ovdje također možete dodati partnerstva kako biste povećali komercijalni profit.

Ako nema FEO

Sa funkcijama i zadacima finansijskog odjela sve je manje-više jasno, pređimo na analizu situacije kada takve službe nema.

U slučaju loše uspostavljenog upravljačkog računovodstva, direktor prima podatke o gubicima i dobiti tek nakon mjeseca zatvaranja obračunskog perioda. Odnosno, šef ne može ni na koji način uticati na situaciju, što loše utiče na rad organizacije. Kako biti?

Treba sve pravilno isplanirati, poželjno je da plan bude za svaku sedmicu. U ovom slučaju nije potrebno čekati računovodstvene izvještaje, možete samostalno kontrolisati troškove, izbjegavajući nepotrebne troškove.

Pravilno planiranje će biti odličan alat za poslovni prosperitet.

Struktura odjela

Kao i svaka služba, finansijski odjel ima svoju strukturu. Zavisi od obima organizacije, obima proizvodnje, aktivnosti i ciljeva preduzeća.

Odjel je podijeljen na sljedeće odjele:

1. Računovodstvo. Osnovna funkcija je računovodstvo, održavanje i izvještavanje o bilansu stanja. Ovo također uključuje izvještaj o troškovima i dobiti, pripremu generalnog izvještaja u skladu sa zahtjevima i zakonskom regulativom.
2. Odjel za analitiku. Ovi zaposleni prate opšte stanje preduzeća i analiziraju finansijske podatke. Priprema godišnjeg finansijskog izveštaja za preduzeće i za skupštinu akcionara. Analitički odjel se bavi dizajnom investicionog fonda i finansijskim učinkom organizacije.
3. Finansijsko planiranje. Funkcije odjela za planiranje i finansije su da sprovodi razvoj projekata različitog trajanja i upravlja budžetom organizacije.
4. Planiranje poreza. Zaposleni su dužni da razviju ispravnu poresku politiku, sastavljaju izvještaje i poreske prijave, te dostavljaju dokumente određenim organima. Zaposleni su također odgovorni da osiguraju da se porezi u potpunosti plaćaju na vrijeme. Izračune glavnog budžeta i drugih finansijskih izvora također treba uskladiti.
5. Operativni odjel. Zaposleni u službi komuniciraju sa dužnicima i kreditorima, bankama i drugim finansijskim institucijama. Zaposleni u odjeljenju kontrolišu sve manje grupe radnika u pogledu poreske, platne i obračunske discipline.
6. Sekcija za kontrolu valute i vrijednosne papire. Funkcije odjela finansijske kontrole su različite od ove, i to je prirodno, jer svaki odjel radi svoj posao. Ovdje zaposleni formiraju paket hartija od vrijednosti, upravljajunjihovo kretanje. Oni se staraju da se sve finansijske transakcije odvijaju u skladu sa zakonima naše zemlje. Ispostavilo se da je kompanija bazirana na ovom odjelu.

Koliko šefova finansijskog odjela, toliko mišljenja o strukturi službe. Neki odlučuju da se drže klasične šeme, drugi zapošljavaju odjele u skladu s ciljevima poduzeća.

Osoblje

Ukoliko smo razjasnili funkcije finansijskog odjela uprave i ostalih odjela, onda ćemo preći na analizu zaposlenih.

Usluga uključuje:

1. Kontroler.
2. Blagajnik.
3. Glavni računovođa.
4. Directors of Financial Estimate.
5. Revizor.
6. Administrator ili poreski upravitelj.
7. Planiranje direktora.
8. Komitet za finansije.

Pogledajmo svakog zaposlenog detaljnije.

Ko je kontrolor?

Pokrili smo glavne funkcije odjela finansija, prijeđimo na zaposlenike. Šta radi kontrolor? Zaposleni je dužan da vrši nadzor unutar odjeljenja. Također ovlašteni za razvoj različitih strategija obračuna troškova za povećanje profitabilnosti proizvodnje.

Sve primljene informacije zaposlenik prosljeđuje gore: generalnom direktoru, potpredsjedniku kompanije i upravnom odboru. On je također odgovoran za izradu finansijskih procjena.

Službenik je dužan da analizira finansijsku situaciju u organizaciji, procijeni stanje, predvidi buduće događaje, ponudi određene opcije,što će samo povećati profitabilnost.

U korporaciji, zaposlenog na poziciju kontrolora imenuje upravni odbor, dok su dužnosti utvrđene statutom organizacije. Imenovanje takođe mora podržati predsednik kompanije zajedno sa finansijskim komitetima.

Šta radi blagajnik?

Blagajnik nadgleda obavljanje funkcija finansijskog odjela rezervisanja. Takođe radi sa gotovinom i hartijama od vrednosti kompanije. Sve novčane transakcije, bilo da se radi o transferu, naplati, ulaganju, plaćanju ili zajmu finansija, obavlja blagajnik. On odgovara potpredsjedniku ili predsjedniku kompanije. Važno je napomenuti da ovo drugo samo u izuzetnim slučajevima.

Zaposlenik komunicira sa bankama i kontroliše kreditne i gotovinske operacije organizacije. Da bi ispravno predvidio situaciju sa finansijama, blagajnik radi u tandemu sa direktorom finansijskih procjena. Ponekad je povezan kontroler.

Funkcije i zadaci odjela za finansijsku podršku na prvi pogled izgledaju slično drugim odjelima, ali to je samo iluzija. Ista stvar se dešava i sa dužnostima blagajnika: ako kopate dublje, naći ćete fundamentalne razlike u prividnoj sličnosti.

Blagajnik ima ovlaštenje da potpiše sve čekove organizacije, bilo velike ili male. Možemo reći da on upravlja kasom i iznosima. Ili to rade podređeni sa njegovim znanjem.

Ponekad je blagajnik i sekretar koji potpisuje fakture, ugovore, hipoteke, potvrde i ostalofinansijski dokumenti.

Blagajnik igra važnu ulogu u sistemu upravljanja organizacijom, ali je važno zapamtiti da on odgovara potpredsjedniku.

Odgovornosti glavnog računovođe

Iznad smo rekli da su funkcije računovodstvenog i finansijskog odjela slične na mnogo načina. Hajde da razgovaramo o obavezama koje ih obavezuju. Šta radi glavni računovođa? On ima gotovo iste dužnosti kao i kontrolor, uz samo malo pojašnjenje - glavni računovođa je podređen ovom drugom, što znači da su njegove funkcije manje opsežne.

Zaposlenik je odgovoran za planiranje, razvoj i implementaciju strategija za računovodstvo troškova i izdataka preduzeća. U njegovoj nadležnosti su i metode efektivne revizije. Sve navedeno su prilično sporedne funkcije, dok je održavanje finansijskog izvještavanja i računovodstva glavni zadatak.

Zaposlenik je dužan da priprema statističke i finansijske izvještaje. Naknadno ih prima kontrolor, menadžer ili blagajnik. Ali ako je organizacija mala, tada se kombiniraju funkcije finansijskog i ekonomskog odjela u preduzeću, odnosno kontrolora i glavnog računovođe. Ovo ne utiče na produktivnost.

Ko je glavni finansijski direktor?

Velike kompanije imaju takvog radnika. On je odgovoran za sistemsko izvještavanje i finansijske procjene.

Direktor finansijskih procjena izvještava kontrolora, jer ima slične funkcije. Menadžer je dužan da pravilno proceni izglede i mogućnosti rada i sirovina. Gledamna osnovu dobijenih informacija, zaposleni će formirati projekte na osnovu administrativnih i proizvodnih finansijskih procjena, koje se dostavljaju menadžmentu preduzeća.

Osim toga, direktor je dužan da formira konačne verzije predračuna i pokaže ih svim rukovodiocima odjela i šefovima.

Još jedan zadatak direktora procjene troškova je da blagovremeno predlaže poboljšanja kako procjena tako i planova proizvodnje.

Revizor nam dolazi

Svi su čitali kultnu komediju u školi, tako da postoji gruba ideja o kome će se razgovarati. Odmah napominjemo da revizor ne mora biti u finansijskom odjelu svakog preduzeća. Ali ako je takva pozicija predviđena, onda morate znati odgovornosti.

Primarni zadatak ovog uposlenika je da provjeri izvještaje, tačnije koliko se dobro čuvaju. Revizor ne radi sam, ima pomoćnike, predstavnike odjela i uredske radnike.

Inspektor može prijaviti bilo koga: od kontrolora do upravnog odbora i predsjednika organizacije.

Ako je jedan šef nezadovoljan obavljenim poslom ili ne želi da ga prihvati, onda se revizor može obratiti višem menadžeru.

Najčešće, ovaj zaposlenik radi sa računovođama koji revidiraju knjige organizacije.

Ponekad se kombinuju pozicija revizora i direktora procjena.

Porezni administrator

Već vidimo da ponekad dolazi do dupliranja funkcija finansijskih odjela, ali to nijetiče se poreskog administratora. Zaposleni se javlja blagajniku, ali mu i kontrolor može dati zadatke. Na kraju krajeva, da biste riješili porezna pitanja, morate komunicirati i sa općim računovodstvenim odjelom i odjelom revizije.

Administrator je dužan da obavlja poslove osiguranja. Ako je kompanija velika, onda svaka vrsta operacije ima svog administratora. Pa, ako se preduzeće ne može pohvaliti obimom, onda je jedna osoba odgovorna za sve.

Uzgred, u velikim organizacijama administrator odgovara direktno finansijskom komitetu ili predsjedniku kompanije.

Direktor planiranja

Već smo gore objasnili koje funkcije finansijskog i analitičkog odjela postoje, ali da li se one poklapaju sa dužnostima direktora za planiranje?

Naravno, jer je ovo njegovo direktno polje djelovanja. Čak i ako radno mjesto kao takvo nije predviđeno u preduzeću, neki drugi zaposleni obavlja funkcije.

Pozicija direktora smatra se prestižnom, jer je u direktnoj interakciji sa menadžerima kompanije. Po pravilu, glavni računovođa ili direktor troškovnika može doći do pozicije direktora planiranja.

Zaposlenik razvija finansijske planove, određuje ciljna područja u različitim oblastima.

Ako se donese odluka o kupovini nove podružnice ili likvidaciji preduzeća, mišljenje direktora za planiranje se mora uzeti u obzir. On procjenjuje ne samo ekonomsku situaciju organizacije, već i izračunava stanje tržišta u budućnosti i sadašnjosti.

Funkcije šefa finansijskog odjela i direktora su vrlo slične, ali sličnestvar se ne završava. Naime, direktor planiranja je angažovan u radu svih navedenih zaposlenih, isto pravilo radi u suprotnom smeru. Ako pozicija nije predviđena obimom preduzeća, dužnosti se dijele između kontrolora, šefa FEO-a i direktora procjene troškova.

Naravno, funkcije šefa finansijskog i ekonomskog odjela bit će šire od ostalih zaposlenika. Uostalom, menadžment je prvenstveno odgovoran.

Finansijski odbor

Koju smo komisiju spomenuli u naslovu? Za šta je on, za šta je zadužen? Odnedavno je dobio funkcije odjela finansijske kontrole, rješavajući najvažnije strateške zadatke. Drugim riječima, svaka ozbiljna odluka u preduzeću rezultat je rada finansijskog komiteta.

Upravni odbor odlučuje o osnivanju takvog tijela. Sastanci se organizuju samo ako postoji razlog za raspravu na dnevnom redu. Predsjedavajući može biti ili član upravnog odbora ili finansijski menadžer ili predsjednik organizacije. Ako je kompanija mala, onda komisija uključuje sve odgovorne službenike.

Ali takva aktivnost nije glavna. Pored svega navedenog, komisija obavlja i funkcije odjela finansijske sigurnosti. Na kraju krajeva, on je taj koji daje pristanak na velike kredite, prethodno izračunavši sve rizike.

Ako je sve manje-više jasno sa pozicijama, onda pređimo na aktivnosti odjela.

Kako to funkcionira?

Za upravljanje preduzećem, finansijski direktor koristirazličite metode. Može biti:

1. Oporezivanje.
2. Pozajmica.
3. Samofinansiranje.
4. Planiranje.
5. Samoosiguranje. To se zove formiranje rezervi.
6. Sistem bezgotovinskog plaćanja.
7. Osiguranje.
8. Lizing, trust, faktoring, kolateral i druge operacije.

Bilo koja od metoda pruža mogućnost finansijskih transakcija.

Rad odjela je usmjeren u tri smjera:

1. Upravljanje finansijskim prometom u ovom trenutku.
2. Planiranje finansija. Ovo uključuje troškove, kapital, prihode.
3. Kontrola i analiza svih novčanih transakcija.

Kako se razvija budžet?

Da biste to uradili kako treba, morate uzeti u obzir mnogo podataka. Među njima:

1. Predviđanja i informacije o isplativosti usluge, proizvoda ili posla.
2. Fiksni i opšti troškovi. Analiza se mora izvršiti za svaki pojedinačni proizvod, jer je to jedini način da se sazna profitabilnost.
3. Varijabilni troškovi proizvodnje u svakoj grupi proizvoda.
4. Prognoza promjena u imovini organizacije, izvorima ulaganja, pokazateljima prometa, isplativosti obrtne imovine.
5. Poreska solventnost preduzeća, krediti, dodjela sredstava vanbudžetskim organizacijama.
6. Predviđanje profitabilnosti barter rada, izvještavanje nakon analize profitabilnosti.
7. Opšte stanje u organizaciji. Ovo uključuje habanje opreme, sastav nekih fondova, njihovu isplativost i procenat obnove.

Da biste uspješno upravljali budžetom kompanije, morate uzeti u obzir sljedeće:

1. Upotreba metoda računovodstva i izvještavanja.
2. Analiza potencijala firme.
3. Razvijanje sistema upravljanja fondovima.
4. Obračun kadrovske strukture.
5. Priprema budžetskih sredstava za korišćenje i izvještavanje o njima.

Prvo se imenuje direktor budžeta, koji sve oživljava. Zaposleni je odgovoran za koordinaciju aktivnosti podstruktura i usluga preduzeća.

Ako organizacija ima direktora budžeta, on je taj koji vodi finansijski komitet.

Regulatorni dokument

Svako polje aktivnosti ima svoj zakon. U našem slučaju to je "Pravilnik o finansijskom odjelu u preduzeću". Sadrži sve važne tačke upravljanja kadrovima i vođenja evidencije. Dokument razvija direktor finansija.

Komponente Uredbe:

1. Organizaciona i funkcionalna struktura finansijske službe. Predstavljen kao blok dijagram koji najbolje predstavlja strukturu odjela finansija sa svim odjelima.
2. Broj osoblja i struktura finansijskog odjela. Izraženo u tabeli u kojoj su navedeni svi odjeli, broj zaposlenih, službenici.
3. Glavni zadaci i ciljevi. Ciljevi preduzeća i zadaci svakog odeljenja zavise od strategije razvoja organizacije.
4. Matrica funkcija. Tablica koja sadrži imena funkcija okomito. U horizontali su ispisana imena zaposlenih u organizacionim jedinicama i rukovodilaca koji su odgovorni za obavljanje određene funkcije. Korišćenjemtabele, možete lako pratiti opterećenje svakog odjela i preraspodijeliti.
5. Red interakcije između zaposlenih u finansijskom odeljenju. Obično uspostavljaju interni red između zaposlenih u jednom odeljenju i između više odeljenja finansijske službe. Odvojeno, uspostavlja se eksterna procedura koja reguliše interakciju sa javnim ili privatnim organizacijama i klijentima. Osnova je strukturna karakteristika preduzeća, zadaci i ciljevi odeljenja, kao i tradicija kompanije.
6. Rješavanje sporova i sukoba. Ako dođe do sukoba, mora se podnijeti žalba. U tu svrhu razvijen je sopstveni lanac "generalni direktor - direktor finansija - šef odjeljenja - zaposlenik". Ista shema je primjenjiva u slučaju pitanja običnih zaposlenika. Inače, pitanja se mogu odnositi na zadatke, odluke, poticaje, naknade, kao i razne prijedloge koji će povećati profitabilnost preduzeća.
7. Uspostavljanje indikatora za ocjenu rada finansijske službe. Ovaj paragraf ukazuje na indikatore čije poštovanje ukazuje na uspješan rad odjela. Važno je da indikatori budu specifični i mjerljivi. Ako su formulacije nejasne, onda one ne mogu poslužiti kao neka vrsta mjere.
8. Završne odredbe. Ovo su glavni zahtjevi za pripremu ovog pravilnika, rokovi za prihvatanje od strane službenika odjeljenja i pravila skladištenja. Saglasnost sa Pravilnikom moraju dati generalni direktor organizacije i zaposleni u kadrovskoj službi.

Kao što vidite, rad preduzeća prati organizacionateškoće koje treba prevazići. Ali za osobu koja poznaje funkcije finansijskog odjela preduzeća, nikakve prepreke nisu strašne.